Checkliste Selbständigkeit: 10 Schritte zur Vorbereitung

Wenn Sie zu den vielen Menschen gehören, die schon lange davon träumen, sich selbstständig zu machen um endlich der eigene Chef zu sein, wird unsere Checkliste Selbständigkeit Ihnen aufzeigen, wo bei Ihrer bisherigen Vorbereitung noch dringender Klärungs- oder Handlungsbedarf besteht.

Dringend deswegen, weil es völlig unmöglich ist, wirklich alle Aspekte in einem einzigen Artikel anzusprechen. Angefangen von den persönlichen Voraussetzungen, die man als Unternehmer mitbringen sollte bis hin zur ersten Online-Steuererklärung als Gründer gibt es viele Themen, die Existenzgründer beschäftigen.

Während smartsteuer Sie für die Abgabe der Steuererklärung und auch sonst Klick für Klick begleitet, erfordern viele andere Aufgaben eine weiterführende Beschäftigung mit den Einzelheiten oder eine professionelle Beratung.

Checkliste Selbständigkeit für Gründer

Unsere Checkliste unterstützt Sie bei den grundsätzlichen Überlegungen. Eine Vielzahl von weiteren Planungshilfen, Weiterbildungs- und Beratungsangeboten steht dann schon bereit, sobald Sie sich auf den Weg in die Selbstständigkeit machen.

1. Freiberuflich oder gewerblich?

Sie können es sich leider nicht selbst aussuchen, ob Sie Freiberufler sind oder ein Gewerbe anmelden müssen, auch wenn es gewisse Vorteile hat, freiberuflich zu arbeiten: Für eine freiberufliche Tätigkeit ist kein Gewerbeschein erforderlich, es fällt keine Gewerbesteuer an und Einträge ins Handelsregister und eine Mitgliedschaft in der IHK sind nicht erforderlich, es muss keine jährliche Bilanz abgegeben und keine doppelte Buchführung betrieben werden.

Für Gewerbetreibende sieht das alles anders aus und ab einem jährlichen Gewinn von 24.000 Euro fällt Gewerbesteuer an. Freiberufler üben einen erziehenden, unterrichtenden, wissenschaftlichen, schriftstellerischen oder sonst irgendwie „künstlerischen“ Beruf aus. Gewerbetreibende sind alle mit einem produzierenden Beruf und dem Verkauf von Gütern: Handwerker, Handelsvertreter, Shop-Betreiber aller Größenordnungen.

„Sonstige gewerbliche Tätigkeiten“ können dann noch Sonderfälle sein wie gewerbliche Aufsichtsräte, Bergführer sind Freiberufler und Astrologen gewerbepflichtig. Oft ist die Zuordnung also gar nicht so einfach und wir empfehlen im Zweifelsfall eine Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt, um Verwirrung und spätere Probleme zu vermeiden.

2. Rechtsform: GmbH, UG, GBR oder AG?

Ebenfalls von Anfang an sollten Sie wissen, wie Sie Ihren Kunden gegenüber auftreten, wenn Sie sich für die Selbstständigkeit entscheiden. Aber auch die Frage nach der zu wählenden Rechtsform lässt sich nicht pauschal beantworten, denn entscheidend ist vor allem, ob Sie mit Ihrem privaten Vermögen haften möchten.

Sollte dies nicht der Fall sein, geht es nicht ohne Kapitalgesellschaftsgründung. Nach dem deutschen Recht sind die Kapitalgesellschaften die haftungsbeschränkte UG (Unternehmergesellschaft), die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und die AG (Aktiengesellschaft). Bei diesen Rechtsformen wird das Kapital für die Haftung eingesetzt. Die Gründung einer Kapitalgesellschaft ist immer dann sinnvoll, wenn das unternehmerische Risiko sich nicht überschauen lässt.

Wenn nichts vereinbart wird oder Haftung dank Ihrer geplanten Konstellation nicht zum Thema wird, kommt als Personengesellschaft auch noch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) in Frage – oder Sie starten als Einzelunternehmer und benötigen dann weder Mindestkapital noch eine Eintragung ins Handelsregister.

Sie haften dann mit Ihrem gesamten Privatvermögen, treffen aber auch unabhängig alle unternehmerischen Entscheidungen und können vor allem schnell und kostengünstig gründen ohne Mindestkapital.

3. Erfolgsaussichten: Funktioniert Ihre Geschäftsidee?

Der Wunsch nach einem eigenen Unternehmen muss tragfähig sein, und zwar auch langfristig. Ist es nur ein Wunsch, oder haben Sie Ihre Geschäftsidee auf den Prüfstand gestellt?

Wichtig sind nicht nur die Überlegungen, woher die Einnahmen kommen sollen. In der Gründungsphase zählen noch mehr als sonst Ihre Kernkompetenzen, Kontakte und potenzielle Kunden. Besitzen Sie die Fähigkeiten, aus Ihrer Geschäftsidee etwas zu machen, haben Sie sich den Wettbewerb bereits angeschaut und den Markt geprüft, ob Sie eine Nische für sich entwickeln können?

Es ist wesentlich für Sie, zu wissen, wer Ähnliches anbietet und wie, denn mit diesen Konkurrenten wird Ihr Angebot verglichen werden. Außerdem können frischgebackene Selbstständige es sich nur selten leisten, alle Aufgaben an externe Dienstleister zu vergeben, auf die sie selbst keine Lust haben.

Prüfen Sie also unbedingt auch, ob Sie bereit sind, die lästige Kleinarbeit und Akquise, das eigene Marketing und die Verwaltungsaufgaben zu übernehmen: Ohne geht es nicht.

4. Pflicht, aber auch Kür: Der Businessplan

Wenn Sie für die Selbstständigkeit Fördergelder oder Kredite beantragen wollen, kommen Sie um die Erstellung eines vernünftigen Businessplans nicht herum. So ein roter Faden für die Gründungsplanung hilft aber auch Ihnen selbst weiter, Sie sollten sich die Mühe also unbedingt machen.

Schreiben Sie Ihr geschäftliches Vorhaben so auf, dass Außenstehende die Geschäftsidee gut nachvollziehen können und beschreiben Sie die Dienstleistung oder das Produkt.
Aber erläutern Sie im Businessplan auch, wo Sie Ihre Kunden sehen, was die Konkurrenz anbietet und wie Sie vorgehen werden: Wo wird der Standort sein, wer die Partner oder Lieferanten, sind Mitarbeiter geplant?

Von der Rechtsform über den Kapitalbedarf bis hin zum Marketingkonzept gehört mit Chancen und Risiken jede Information in den Businessplan. Auch für die Erstellung eines professionellen Geschäftskonzepts finden Sie zahlreiche Hilfestellungen online.

5. Wie viel Kapital benötigen Sie?

Auch wer als Einzelunternehmer vom „Home Office“ aus startet, muss vor einer Gründung darüber nachdenken, wie viel Kapital benötigt wird.

Krankenkassengebühren, Miete, Reisekosten und Rücklagen fallen immer an, auch wenn das Business noch nicht brummt. Machen Sie eine Liste Ihrer privaten Ausgaben und gehen Sie dann sorgfältig durch, was noch finanziert werden muss: Büroausstattung, Technik, eine mehrmonatige Anlaufphase.

Die laufenden Kosten sind ebenso wichtig wie Rücklagen für schlechte Zeiten und die Möglichkeit, die Ausstattung aufzustocken, wenn erforderlich. Man kann ohne Eigenkapital gründen, ganz ohne Rücklagen ist es dann aber sehr wesentlich, sich rechtzeitig um Fördergelder oder einen Gründungskredit zu bemühen.

Machen Sie also erst einen Kassensturz, eine Bestandsaufnahme der in den nächsten Monaten und Jahren voraussichtlich anstehenden Kosten und lassen Sie sich dann von Profis beraten, wie Ihre finanziellen Optionen aussehen.

6. Professionelle Beratung und Fördermöglichkeiten

Für die heiße Phase jeder Gründung gilt: Man kann nicht alles wissen, aber man sollte jederzeit in Erfahrung bringen können, wer das Benötigte weiß.

Zum Glück für jeden aktuellen Existenzgründer liegen Startups und Gründungen voll im Trend und Sie werden an jeder Ecke und in jeder IHK und kommunalen Wirtschaftsförderung viele Möglichkeiten finden.

Gründungsinitiativen, Existenzgründerseminare, Informationsveranstaltungen von Industrie- und Handelskammern oder Berufs- und Branchenverbänden warten nur darauf, dass Sie vorbeischauen und herausfinden, welche Wissenslücken dringend noch geschlossen werden sollten.

Informationsveranstaltungen helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Kontakte und Anlaufstellen schon zu kennen, bevor vielleicht dringender Bedarf entsteht.

Für Beratung in der Gründungsphase kann man außerdem in vielen Fällen sogar finanzielle oder andere Fördermittel beantragen: Informieren Sie sich über die Beratungsförderung Ihres Bundeslandes.

7. Erforderliche Behördengänge und Anmeldungen

Freiberufler brauchen eine Steuernummer, gewerbliche Selbstständige müssen sich beim Gewerbeamt anmelden und wer eine Internetseite mit einem rechtsgültigen Impressum betreiben will, braucht eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz USt-IdNr für die Pflichtangaben dort.

Je nach geplantem Berufsfeld ist eine Anmeldung bei der IHK erforderlich oder Sie benötigen Nachweise, Genehmigungen für Ihr Gewerbe oder sogar behördliche Zulassungen. Machen Sie sich eine Liste aller zu erledigenden Behördengänge und nehmen Sie auch hier die Beratung und Checklisten von Gründerberatungsstellen in Anspruch, um keinen wichtigen Schritt zu vergessen.

Wenn alle Formalitäten erledigt sind, haben Sie auch gleich die Details zusammen, die auf Ihrer Geschäftsausstattung mit angegeben werden müssen, wenn Sie beispielsweise Briefpapier in Auftrag geben.

8. Versicherungen und Vorsorge

Ebenso wichtig wie die Formalitäten, zu denen Sie verpflichtet sind: Die organisatorischen Grundlagen, um die Sie sich freiwillig kümmern sollten. Klären Sie unbedingt mit Ihrer Krankenkasse ab, wie die Beitragshöhe aussieht und ermittelt wird und was man von Ihnen erwartet, wenn Sie sich zukünftig selbstständig und selbst versichern.

Für Selbstständige gibt es dann noch verschiedene ergänzende Möglichkeiten, um für Arbeitslosigkeit, Alter, Krankheit und Unfall vorzusorgen – selbst wenn Sie sich diese in den ersten Monaten nach der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit nicht leisten oder scheinbar nicht leisten können, dürfen diese keinesfalls vom Radar verschwinden. Es kann Ihre Existenz gefährden, wenn Sie gegen Ausfälle nicht abgesichert sind, dieser Punkt gehört also immer nach oben auf die Liste.

Für betriebliche Risiken wie beispielsweise Einbruch, Feuer, Maschinenschaden oder fahrlässige Handlungen, die zu Haftungsansprüchen führen können, gibt es ebenfalls Versicherungen. Welche für Sie in Frage kommen, hängt vom geplanten Geschäftsmodell ab.

9. Freiwillige Arbeitslosenversicherung, freiwillige Rentenversicherung

Zwei Themen, die so wichtig sind für Gründer, dass wir ihnen in Kürze noch einen detaillierteren Artikel widmen werden: In der Phase direkt nach der Existenzgründung – später aber nicht mehr! – haben frische Selbstständige die Möglichkeit, in die freiwillige Arbeitslosenversicherung zu wechseln und sich gegen einen monatlichen Beitrag gegen Arbeitsausfall abzusichern. Im ersten Jahr sogar zu besonders günstigen Konditionen. Die freiwillige Arbeitslosenversicherung wird bei der Arbeitsagentur am Wohnort beauftragt.

Außerdem können Sie beim Wechsel aus einer angestellten Tätigkeit in eine selbstständige freiwillig weiter in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen, auch wenn Sie nicht versicherungspflichtig sind. Dabei geht es gar nicht darum, ob Sie damit rechnen, später eine ausreichende Rente aus diesem System zu erhalten: Die gesetzliche Rentenversicherung bietet mehr Leistung als nur eine Altersrente. Sie sichert viele Lebensrisiken durch Rehabilitationsleistungen, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenrenten ab – und die Beitragshöhe können Sie selbst bestimmen.

10. Marketing- und Kommunikationskonzept

Schon vor der Gründung sollten Sie wissen, wie Ihr Unternehmen heißen soll bzw. wie Sie Ihr Konzept nennen werden. Der perfekte Firmenname braucht dann nicht nur ein Logo, die Geschäftsausstattung von Visitenkarte bis Briefpapier – sondern auch die passende Internet-Domain und Mail-Adresse sowie eine Markenanmeldung, eine gute optimierte Internetseite und Social-Media-Kanäle.

Auch hier wird es hilfreich sein, mit Listen zu arbeiten: Was wollen Sie haben, was brauchen Sie wirklich, was können Sie bezahlen?

Gutes Marketing ist zielgerichtet und nachhaltig, gerade Gründer in der Anfangsphase haben aber bereits alle Hände voll zu tun damit, sich organisatorisch aufzustellen. Wenn Sie sich keine professionelle Unterstützung durch eine Agentur leisten können oder wollen, sollten Sie zumindest tief ins regionale oder virtuelle Networking einsteigen und damit anfangen, Kontakte aufzubauen – sobald Sie mehr Zeit für Ihre Marketingstrategien haben, zahlt sich dies aus.

Fest steht auch: Wer sich nie Zeit für Eigenwerbung nimmt, braucht bald keine mehr, weil sich die Geschäftsidee von selbst erledigt. In alle Zeit- und Organisationspläne gehört also immer auch der Punkt Marketing und Außenwirkung, bei jeder finanziellen Überlegung rund ums Produkt sollte Werbebudget mit einfließen und von vornherein mit eingeplant werden.

Ist Selbstständigkeit das Richtige für Sie?

Keine Checkliste Selbständigkeit kann Ihnen die Entscheidung abnehmen, ob Gründen für Sie der richtige Weg ist. Um sich ein Bild von den Herausforderungen zu machen, sollten Sie mit anderen sprechen – mit jenen, die sich bereits erfolgreich selbstständig gemacht haben.

Denken Sie aber auch daran, dass Ihr Umfeld die Entscheidung mittragen muss. Auch für die restliche Familie ist es eine große Umstellung, wenn in der Gründungsphase alle verfügbare Zeit in den Aufbau einer selbstständigen Tätigkeit fließt – und später ebenfalls viele Abenden oder Wochenenden in die Selbstständigkeit.

Machen Sie sich in Abstimmung mit den anderen wichtigen Menschen in Ihrem Leben einen Zeitplan und legen Sie los – wir wünschen viel Erfolg!

Verfasst von: Jennifer Zurowietz

Jenni kann als Steuerfachangestellte ihr Fachwissen mit technischem Verständnis kombinieren. Ihre große Stärke ist es, schwierige Sachverhalte als einfach verständliche Inhalte zu vermitteln. Selbst Kollegen ohne steuerliches Wissen werden nach ihren Erklärungen schwach und interessieren sich vermehrt für die Thematik. Dies gemeinsam mit ihrer Hilfsbereitschaft bringt Kunden und Kollegen zum Staunen.