Bewirtungsaufwendungen

Inhaltsverzeichnis

1 Vorbemerkungen
2 Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) in der Einkommensteuer und Körperschaftsteuer (§ 8 Abs. 1 KStG i.V.m. § 4 EStG)
2.1 Grundsatz
2.2 Gemischter Anlass
2.3 Umfang des Nachweises der Bewirtungsaufwendungen
2.4 Inhalt der Bewirtungsrechnung
2.4.1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
2.4.2 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
2.4.3 Ausstellungsdatum
2.4.4 Rechnungsnummer
2.4.5 Leistungsbeschreibung
2.4.6 Leistungszeitpunkt
2.4.7 Rechnungsbetrag
2.4.8 Name des Bewirtenden
2.5 Abgrenzungsfälle
2.6 Bewirtungsrechnung
2.7 Rückausnahme
2.8 Angemessenheit der Aufwendungen
2.9 Bewirtungsaufwendungen als Werbungskosten
2.10 Bewirtungsaufwendungen und § 37b EStG
3 Bewirtungsaufwendungen in der Umsatzsteuer
4 Berechnungsschema
5 Abschließende Beispiele
6 Literaturhinweise
7 Verwandte Lexikonartikel

1. Vorbemerkungen

Begrifflich liegen bei Bewirtungsaufwendungen zwar dem Grunde nach Betriebsausgaben i.S.v. § 4 Abs. 4 EStG vor, die aber der Höhe nach den Gewinn teilweise nicht mindern dürfen. Generalisiert man einmal § 4 Abs. 5 EStG, so fallen unter § 4 Abs. 5 EStG Aufwendungen, die sowohl betrieblich (dienstlich) veranlasst sind als auch die private Lebensführung einer beteiligten Person betreffen. Bewirtungsaufwendungen stellen in der Systematik des Steuerrechts eine Besonderheit dar, weil bei ihnen der Anlass der Aufwendungen (geschäftlich oder privat) schwer abzugrenzen ist. Dies äußert sich in einer pauschalen Aufteilung der steuerlich zu berücksichtigenden Aufwendungen und dem nichtabziehbaren privat veranlassten Anteil. Bewirtungsaufwendungen liegen nach Auffassung der Verwaltung vor, wenn Personen beköstigt werden und die Darreichung von Speisen und/oder Getränken im Vordergrund der Veranstaltung steht. Untergeordnete, der Bewirtung zuzuordnende Aufwendungen, bspw. für Garderobengebühren oder Trinkgelder, sind den Bewirtungsaufwendungen zuzurechnen. Die Beurteilung der Art der Aufwendungen richtet sich grundsätzlich nach der Hauptleistung. Werden dem bewirtenden Stpfl. die Bewirtungsaufwendungen im Rahmen eines Entgelts ersetzt (z.B. bei einer Seminargebühr oder einem Beförderungsentgelt), unterliegen diese Aufwendungen nicht der in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG festgelegten Kürzung.

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können geschäftlich oder nicht geschäftlich bedingt sein. Die Bewirtung ist geschäftlich veranlasst, wenn sie im Zusammenhang mit einer bestehenden oder noch zu begründenden Geschäftsbeziehung zu betriebsexternen Personen erfolgt, die Teilnahme von ArbN an einem »Geschäftsessen« ist unschädlich. Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Stpfl. oder dessen ArbN entfällt.

Vollumfänglich nicht abziehbar sind sog. Repräsentationsaufwendungen, also bei Veranstaltungen, die vom Stpfl. ausgerichtet werden, um einen persönlichen Anlass (z.B. Geburtstagsfeier) zu würdigen.

Bewirtungsaufwendungen sind Bestandteil des Steuerrechts in sämtlichen Teilgebieten, u.a. in der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer sowie in der Umsatzsteuer.

Das BMF hat ein Schreiben zu Bewirtungsaufwendungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG am 30.6.2021, BStBl I 2021, 908 veröffentlicht. In dem Schreiben wird insbes. die Nachweiserbringung näher erläutert. Die Finanzverwaltung verschärft hierdurch die bürokratischen Hürden für den Betriebsausgabenabzug.

2. Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) in der Einkommensteuer und Körperschaftsteuer (§ 8 Abs. 1 KStG i.V.m. § 4 EStG)

2.1. Grundsatz

Bei kaum einem der in § 4 Abs. 5 EStG aufgelisteten Anwendungsfälle wird der Mischcharakter so deutlich wie bei Bewirtungsaufwendungen, da mit dem pauschalen Nichtabzugsbetrag von 30 % nur die private Haushaltsersparnis gemeint ist. Dies führt nach R 4.10 Abs. 1 Satz 2 EStR – vor Anwendung der 70 %-Regel – zur Vorabeliminierung nachfolgender Kosten:

• rein privat veranlasste Bewirtungskosten; umgekehrt unterliegen rein betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG (so auch BFH Beschluss vom 15.1.2003, XI B 159/02, BFH/NV 2003, 754),

• allgemeine Angemessenheitsprüfung der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG),

• fehlender Nachweis der Aufwendungen,

• fehlende separate Dokumentation der Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 7 EStG),

• keine echten Bewirtungsaufwendungen (vgl. R 4.10 Abs. 5 EStR).

In Abgrenzung hierzu liegen keine Bewirtungsaufwendungen vor, wenn Aufmerksamkeiten in geringen Umfang gewährt werden (Kaffee, Tee, Kakao, Gebäck) und diese aus Höflichkeit gereicht werden oder es sich um Produkt- oder Warenverkostungen handelt. In beiden Fällen sind die Aufwendungen des »Bewirtenden« voll abzugsfähig und unterliegen nicht dem Abzugsverbot gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

Die Bewirtung ist dann geschäftlich veranlasst, wenn sie im Zusammenhang mit einer bestehenden oder noch zu begründenden Geschäftsbeziehung erfolgt, dies gilt auch für die Bewirtung von ArbN, die an einem solchen geschäftlichen Anlass teilnehmen. Bewirtet ein Unternehmen im Rahmen einer Schulungsveranstaltung an dieser Veranstaltung teilnehmende Personen, die nicht seine ArbN sind, so unterliegt der Bewirtungsaufwand der Abzugsbeschränkung gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG; vgl. BFH vom 18.9.2007, I R 75/06. Im Streitjahr (1993) veranstaltete die Klägerin, eine GmbH der Metallindustrie, eintägige Schulungen für Fachberater und Handelsvertreter, die nicht als ArbN, sondern als freie Mitarbeiter für sie tätig waren. Bei diesen Gelegenheiten wurden die Teilnehmer mit Speisen und Getränken versorgt.

Sind die Aufzeichnungspflichten erfüllt, sind 70 % der Bewirtungsaufwendungen zum Betriebsausgabenabzug zugelassen.

Hinweis:

Beispiel 1:

Eines der größeren Probleme bei dem allgemeinen Thema des gleichmäßigen Verwaltungsvollzugs war die Dokumentation der Bewirtungsaufwendungen. Mit exakten gesetzlichen Vorgaben und mit einer Verwaltungsregelung für die allein praxisrelevante »Gaststättenbewirtung« sind heute die Probleme mit der Dokumentation, die der Stpfl. unterschreiben muss (BFH Urteil vom 13.5.2007, IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402), behoben.

Lösung 1:

Hinweis:

2.2. Gemischter Anlass

Bewirtet ein Stpfl. Geschäftsfreunde in seiner Wohnung, wird regelmäßig unterstellt, dass es sich vorwiegend um Aufwendungen der privaten Lebensführung handelt. Dies gilt selbst dann nicht, wenn sie zugleich der Förderung der beruflichen/betrieblichen Stellung dienen. Nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG sind Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Stpfl. mit sich bringt, auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Stpfl. erfolgen, nicht abzugsfähig. Die Aufwendungen sind vollumfänglich nicht abziehbar und demzufolge nicht aufzuteilen. Hierbei handelt es sich um Aufwendungen, die mit dem persönlichen Ansehen des Stpfl. in Zusammenhang stehen, d.h. der Pflege der sozialen Verpflichtungen dienen (sog. Repräsentationsaufwendungen). Ob die Aufwendungen Repräsentationsaufwendungen oder zumindest teilweise Betriebsausgaben/Werbungskosten darstellen, ist stets durch eine Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls festzustellen. Bei Veranstaltungen, die vom Stpfl. ausgerichtet werden, stellt ein persönlicher Anlass (z.B. Geburtstag, Trauerfeier) regelmäßig ein bedeutendes Indiz für die Annahme nicht abziehbarer Repräsentationsaufwendungen dar. Auch Aufwendungen für gesellschaftliche Veranstaltungen fallen i.d.R. unter § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG. In Bezug auf die Absetzbarkeit von Aufwendungen aufgrund eines persönlichen Anlasses ist nach Abwägung aller Umstände zu entscheiden, ob die Aufwendungen doch einkommensmindernd angesetzt werden können.

Beispiel 2, vgl. FG Köln vom 11.11.2014, 2 K 1706/11:

Lösung 2:

Eine Habilitation ist ein Ereignis mit überwiegend berufsbezogenem Charakter. Aufwendungen für die Gäste der Habilitationsfeier aus dem beruflichen Umfeld eines ArbN können (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst und damit als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit zu berücksichtigen sein, wenn der ArbN (hier: ein angestellter Klinikarzt) die Gäste nach abstrakten allgemeinen berufsbezogenen Kriterien eingeladen hat; vgl. BFH vom 18.8.2016, VI R 52/15.

Erfolgt die Bewirtung aus privater Motivation (wie z.B. bei einem Geburtstag, einer Hochzeit oder Ähnlichem), sind die Aufwendungen insgesamt privat veranlasst, auch wenn ein betrieblicher Zusammenhang besteht, weil z.B. zahlreiche Geschäftspartner hieran teilnehmen. Eine Aufteilung kann aber im Einzelfall in Betracht kommen; vgl. u.a. FG Baden-Württemberg vom 7.12.2017, 13 K 3477/16.

Aufwendungen eines ArbN für eine Feier aus beruflichem und privatem Anlass können teilweise als WK abziehbar sein. Der als WK abziehbare Betrag der Aufwendungen kann anhand der Herkunft der Gäste aus dem beruflichen/privaten Umfeld des Stpfl. abgegrenzt werden, wenn die Einladung der Gäste aus dem beruflichen Umfeld (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst ist. Hiervon kann insbes. dann auszugehen sein, wenn nicht nur ausgesuchte Gäste aus dem beruflichen Umfeld eingeladen werden, sondern die Einladungen nach abstrakten berufsbezogenen Kriterien (z.B. alle Auszubildenden, alle Zugehörigen einer bestimmten Abteilung) ausgesprochen werden; vgl. BFH vom 8.7.2015, VI R 46/14.

Aufwendungen eines Vereins und einer GmbH für Gäste einer Wochenend-Jubiläumsfeier, die ganz überwiegend beruflichen Zwecken und der beruflichen Kontaktpflege dient, sind keine Geschenke, sondern als abzugsfähige Betriebsausgaben anzuerkennen, soweit die Gäste für die auf der Veranstaltung an sie erbrachten Leistungen konkrete Gegenleistungen in Form ihrer Anwesenheit und des fachlichen Austauschs erbringen und dem Rahmenprogramm demgegenüber lediglich eine untergeordnete Bedeutung ohne eigenen Erlebniswert zukommt; vgl. FG Münster vom 9.11.2017, 13 K 3518/15 K. Der BFH folgte in der Revision der Auffassung des FG mit Beschluss vom 20.2.2019, XI B 15/18.

2.3. Umfang des Nachweises der Bewirtungsaufwendungen

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG vom Stpfl. einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden (vgl. BFH vom 25.3.1988, III R 96/85, BStBl II 1988, 655).

Pflichtangaben zur beigefügten Rechnung bei der – maschinellen – Gaststättenbewirtung nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sind:

• Name und Anschrift der Gaststätte,

• Tag der Bewirtung,

• Art und Umfang der Leistung (Menü 1: ja; Speisen und Getränke: nein),

• Rechnungsbetrag (ohne Trinkgelder; hierfür allgemeine Beweispflicht!),

• Name des Bewirtenden (nur, falls über 100 €).

Darüber hinaus müssen der Anlass und die Teilnehmer (grundsätzlich alle, zuletzt BFH Urteil vom 26.2.2004, IV R 50/01, BStBl II 2004, 502) angegeben werden. Zur Bezeichnung der Teilnehmer der Bewirtung ist grundsätzlich die Angabe ihres Namens erforderlich. Auf die Angabe der Namen kann jedoch verzichtet werden, wenn ihre Feststellung dem Stpfl. nicht zugemutet werden kann. Das ist z.B. bei Bewirtungen anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl und bei vergleichbaren Anlässen der Fall. In diesen Fällen sind die Zahl der Teilnehmer der Bewirtung sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben. Die Angaben über den Anlass der Bewirtung müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Einfache Bezeichnungen wie »Geschäftsessen«, »Geschäftsbesprechung« oder »Besprechung« auf den Bewirtungsbelegen sind zu allgemein, um die betriebliche Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen hinreichend nachprüfen zu können (FG München Urteil vom 28.11.2007, 1 K 3118/07; FG Berlin-Brandenburg Urteil vom 11.5.2011, 12 K 12209/10). Die ausgestellte Rechnung der Gaststätte muss dabei, sofern es sich nicht um Rechnungen über Kleinbeträge (unter 150 €) handelt, den Namen des bewirtenden Stpfl. enthalten (s.a. R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR 2012). Vom Stpfl. ausgestellte Eigenbelege oder vorgelegte Kreditkartenabrechnungen sind insoweit nicht ausreichend (BFH Urteil vom 18.4.2012, X R 57/09, BStBl II 2012, 770).

Produkt- und Warenverköstigungen stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher keine Bewirtungen, sondern als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.

2.4. Inhalt der Bewirtungsrechnung

Das BMF nimmt mit Schreiben vom 30.6.2021, BStBl I 2021, 908 ausführlich Stellung zum Inhalt der Bewirtungsrechnung.

Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden (vgl. BFH vom 25.3.1988, III R 96/85, BStBl II 1988, 655). Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Stpfl. zu unterschreiben (vgl. BFH vom 15.1.1998, IV R 81/96, BStBl II 1998, 263).

2.4.1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV).

2.4.2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom FA erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.

2.4.3. Ausstellungsdatum

Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.

2.4.4. Rechnungsnummer

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.

2.4.5. Leistungsbeschreibung

Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen. Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Abs. 3 UStDV), genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht.

2.4.6. Leistungszeitpunkt

Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen muss der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z.B. in der Form »Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum« ist ausreichend.

2.4.7. Rechnungsbetrag

Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Stpfl. zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Stpfl. liegt. Der Nachweis kann z.B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.

2.4.8. Name des Bewirtenden

Nach R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Stpfl. enthalten; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 € nicht übersteigt. Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 250 € keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Stpfl. handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

2.5. Abgrenzungsfälle

Die Darstellung erfolgt hier in tabellarischer Form:

Hinweise:

2.6. Bewirtungsrechnung

Das BMF nimmt mit Schreiben vom 30.6.2021, BStBl I 2021, 908 unter Punkt 2. ausführlich Stellung zur Erstellung der Bewirtungsrechnung.

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i.S.d. § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gem. § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 € eine ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. § 14 UStG i.V.m. § 33 UStDV dar. Rechnungen in anderer Form, z.B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen des Satzes 1 nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Der bewirtende Stpfl. kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde.

Der Abzug von Bewirtungsaufwendungen kann nicht allein deswegen versagt werden, weil die Gaststättenrechnung handgeschrieben, nicht maschinengedruckt ist; vgl. FG Berlin-Brandenburg vom 8.11.2021, 16 K 11381/18.

2.7. Rückausnahme

Nach § 4 Abs. 5 Satz 2 EStG gilt die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen nicht, wenn die Bewirtungsaufwendungen Gegenstand einer mit Gewinnabsicht ausgeübten Betätigung des Steuerpflichtigen sind. Dies gilt somit insbesondere für Gastwirte. Nach einem Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 19.1.2011 (12 K 8371/06 B) gilt dies jedoch nicht uneingeschränkt für alle Restaurantbetreiber für jegliche Art von Bewirtungsaufwendungen. Die Regelung sei einschränkend dahingehend auszulegen, dass nur Bewirtungsaufwendungen erfasst sind, die als Werbe- oder Probeessen anzusehen sind. Die Bewirtung von Geschäftsfreunden oder potentiellen Kunden anlässlich von geschäftlichen Besprechungen, die auch ohne die Einnahme einer Mahlzeit vorstellbar sind, fallen hingegen nicht unter die Ausnahmeregelung. Auch die Bewirtungsaufwendungen anlässlich der Jubiläumsfeier waren im Streitfall nur teilweise als Betriebsausgaben anzuerkennen, weil sie nicht der Werbung gerade für die Leistungen des Restaurants dienten. Der BFH hat dieses Urteil am 7.9.2011 (I R 12/11) bestätigt. Die Rückausnahme des § 4 Abs. 5 Satz 2 EStG greift nur für Bewirtungen, welche unmittelbar Gegenstand der erwerbsbezogenen bewirtenden Tätigkeit sind.

Die Beköstigung muss allerdings im Vordergrund stehen. Daneben verfolgte Werbung oder Repräsentationszwecke schaden allerdings nicht. Im Urteil vom 17.7.2013, X R 37/10, entschied der BFH wie folgt: Der Stpfl., der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben absetzen darf, muss nicht unbedingt derjenige sein, der vor Ort die Rechnung begleicht oder sich vor Ort als Gastgeber geriert. Ob der Bewirtete weiß, wer die Kosten tatsächlich trägt, ist für die Frage, wem die Betriebsausgaben zustehen, nicht von Belang. Bewirtung i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG in der in den Jahren 2001 bis 2003 gültigen Fassung (a.F.) ist jede unentgeltliche Überlassung oder Verschaffung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Es kommt nicht darauf an, ob die Beköstigung der bewirtenden Person im Vordergrund steht oder die Bewirtung (aus Sicht der Bewirtenden) »auch« bzw. »in erster Linie« der Werbung oder der Repräsentation dient. Das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG a.F. gilt nicht, wenn und soweit die Bewirtung Gegenstand eines Austauschverhältnisses i.S. eines Leistungsaustausches ist. Bewirtungsaufwendungen, die im Leistungsaustausch vergütet werden, gehören nicht zu den in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG a.F. gemeinten Aufwendungen, was etwa der Fall ist, wenn diese Bewirtungsaufwendungen in Teilnehmergebühren wie etwa Seminargebühren eingerechnet worden sind.

Catering-Aufwendungen einer Produktionsgesellschaft für Filmproduktionen sind gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur beschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Dem steht nicht entgegen, dass der Produktionsgesellschaft die Catering-Aufwendungen von ihren Auftraggebern beim Erwerb der fertigen Produktionen als Teil der Vergütung erstattet werden. Denn die Klägerin will diese Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen. Im Übrigen hat die Klägerin im Rahmen der Organisation ihrer Produktionen das jeweilige Catering-Unternehmen beauftragt und deren Ablauf vorgegeben. Die Catering-Unternehmen handeln auch im Namen und für Rechnung der Klägerin; vgl. FG Köln vom 6.9.2018, 13 K 939/13. Die Klägerin kann sich auch nicht auf die (Rück-)Ausnahme des § 4 Abs. 5 Satz 2 EStG berufen. Diese Ausnahme greift nur bei Bewirtungen ein, die unmittelbar Gegenstand der erwerbsbezogenen bewirtenden Tätigkeit sind (vgl. BFH vom 7.9.2011, I R 12/11, BFHE 235, 225, BStBl II 2012, 194). An einer solchen – in Gewinnabsicht ausgeübten – Bewirtung fehlt es; die Klägerin unterhielt keinen gastronomischen Betrieb. Vielmehr diente die unentgeltliche Bewirtung nur indirekt der Förderung ihrer mit Gewinnabsicht ausgeübten Tätigkeit zur Produktion von Fernsehsendungen. Die Klägerin hat zudem keine anderen Leistungen an die an den Drehorten tätigen Mitarbeiter erbracht.

2.8. Angemessenheit der Aufwendungen

Bei der Prüfung der Angemessenheit von Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte. Neben der Größe des Unternehmens, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und des Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben als Beurteilungskriterien heranzuziehen.

Stehen beim Besuch von Nachtlokalen mit Varieté-, Striptease- und anderen Darbietungen die Aufwendungen in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke, so führt die nach § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG vorzunehmende Angemessenheitsprüfung dazu, dass die Aufwendungen bereits ihrer Art nach als unangemessen anzusehen sind. Insoweit ist jeglicher Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen; vgl. BFH vom 16.2.1990, III R 21/86.

2.9. Bewirtungsaufwendungen als Werbungskosten

Dem Grunde nach können auch Arbeitnehmer Bewirtungsaufwendungen nach § 9 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen. Die OFD Niedersachsen hat mit Vfg. vom 29.11.2011 (S 2350 – 32 – St 215) Stellung bezogen, unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist. Ob der Steuerpflichtige demnach Bewirtungsaufwendungen aus beruflichem Anlass erbringt oder ob es sich um nicht abziehbare Aufwendungen der Lebensführung gem. § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG (Repräsentationsaufwendungen) handelt, muss anhand einer Würdigung aller Umstände des Einzelfalls entschieden werden. Dabei ist folgendes Prüfungsschema anzuwenden:

• Abzug dem Grunde nach (Abgrenzung berufliche/betriebliche oder private Veranlassung)

• Abzug der Höhe nach: Aufteilung von gemischt veranlassten Bewirtungsaufwendungen sowie Anwendung der gesetzlichen Abzugsbeschränkung.

Nach ständiger Rechtsprechung des BFH ist für die Beurteilung, ob Aufwendungen für eine Bewirtung beruflich oder privat veranlasst sind, in erster Linie auf den Anlass der Bewirtung abzustellen. Dieses stellt jedoch lediglich ein erhebliches Indiz, aber nicht das alleinige Kriterium für die Beurteilung einer beruflichen oder privaten Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen dar. Vielmehr ist anhand der gesamten Umstände des Einzelfalles (u.a. Ort der Veranstaltung, Veranstalter, Teilnehmer, Modalitäten bei der Durchführung) zu ermitteln, ob die Veranstaltung eher einen beruflichen oder privaten Charakter hat (BFH Urteil vom 10.7.2008, BFH/NV 2008, 1831).

Bei der Beurteilung, ob Bewirtungsaufwendungen anlässlich einer Geburtstagsfeier als Werbungskosten abziehbar sind oder nicht, ist eine Gesamtwürdigung der Feier vorzunehmen. Dabei ist entscheidend, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter, um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Stpfl. handelt. Ferner ist zu berücksichtigen, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob das nicht der Fall ist; vgl. FG Münster vom 12.5.2011, 10 K 1643/10.

Aufwendungen eines ArbN für eine Feier aus beruflichem und privatem Anlass können teilweise als WK abziehbar sein. Der als WK abziehbare Betrag der Aufwendungen kann anhand der Herkunft der Gäste aus dem beruflichen/privaten Umfeld des Stpfl. abgegrenzt werden, wenn die Einladung der Gäste aus dem beruflichen Umfeld (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst ist; BFH vom 8.7.2015, VI R 46/14.

Eine Habilitation ist ein Ereignis mit überwiegend berufsbezogenem Charakter. Aufwendungen für die Gäste der Habilitationsfeier aus dem beruflichen Umfeld eines ArbN können (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst und damit als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit zu berücksichtigen sein, wenn der ArbN (hier: ein angestellter Klinikarzt) die Gäste nach abstrakten allgemeinen berufsbezogenen Kriterien eingeladen hat; vgl. BFH vom 18.8.2016, VI R 52/15.

2.10. Bewirtungsaufwendungen und § 37b EStG

Zur Frage, ob die Bewirtungsaufwendungen an Geschäftspartner in den Anwendungsbereich des § 37b EStG fallen, vgl. die Antwort der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (BT-Drs. 18/578). Es ergab sich die Frage, ob die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG auch auf geschäftliche Bewirtungen i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG angewendet werden kann und inwieweit eine derartige geschäftlich veranlasste Bewirtung bei der empfangenden Steuerinländerin bzw. dem empfangenden Steuerinländer einer Ertragsbesteuerung unterliegt. Die Antwort lautet wie folgt: Nach derzeitiger Rechtsauffassung sind in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung des § 37b EStG u.a. die Vorteile aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nicht einzubeziehen. Diese Teile der Zuwendungen sind beim Empfänger der Vorteile nicht als Betriebseinnahmen zu erfassen (R 4.7 Abs. 3 EStR), weil von einer regelmäßig betrieblichen Veranlassung (z.B. Geschäftsabschluss) ausgegangen wird. Deshalb würden den Betriebseinnahmen aus dem Bewirtungsvorteil gleich hohe Betriebsausgaben gegenüberstehen. Aus Vereinfachungsgründen wird deshalb auf eine Erfassung verzichtet.

3. Bewirtungsaufwendungen in der Umsatzsteuer

Nicht abziehbar sind Vorsteuern, die auf Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass entfallen, soweit sie die Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind (§ 15 Abs. 1a Sätze 1 und 2 UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die einkommensteuerrechtliche Begrenzung auf 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen ist unbeachtlich (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Der Nachweis hat in der von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG vorgeschriebenen Weise zu erfolgen. Vorsteuern, die auf angemessene und nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen entfallen, sind (bei Erfüllung der übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG) abziehbar. Vorsteuern, die auf angemessene, aber nicht in der von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangten Weise nachgewiesene Aufwendungen entfallen, sind nicht abziehbar. Auf unangemessene Bewirtungsaufwendungen entfallende Vorsteuerbeträge sind nicht abziehbar. Das folgt aus § 15 Abs. 1a UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und nicht, wie die Finanzverwaltung meint, aus § 15 Abs. 1 UStG, weil die unternehmerische Veranlassung fehle.

Beispiel 3:

Lösung 3:

Nach einem Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 9.4.2019, 5 K 5119/18, führt ein Verstoß gegen die einkommensteuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten für Bewirtungsaufwendungen (z.B. fehlender Bewirtungsbeleg) nicht zugleich zur Versagung des Vorsteuerabzuges; entscheidend ist insoweit vielmehr, ob die unternehmerische Verwendung der Bewirtungsleistungen nachgewiesen und die Aufwendungen nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind. Die Versagung des Vorsteuerabzugs allein auf Grundlage der Nichteinhaltung von Formvorschriften – unabhängig davon, ob der Stpfl. die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachweisen kann – stellt eine mit dem mehrwertsteuerrechtlichen Neutralitätsgrundsatz nicht zu vereinbarende Belastung des Stpfl. dar.

Zum Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen nimmt der BFH im Urteil vom 10.5.2023, V R 16/21 Stellung: Bezieht der Unternehmer Leistungen für sog. Betriebsveranstaltungen (hier: Weihnachtsfeier), ist er nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern durch die besonderen Umstände seiner wirtschaftlichen Tätigkeit bedingt sind. Der Vorsteuerabzug für sog. Aufmerksamkeiten (Freigrenze von 110 € je ArbN und Kj.) richtet sich nach der wirtschaftlichen Gesamttätigkeit des Unternehmers.

4. Berechnungsschema

5. Abschließende Beispiele

Beispiel 4:

Lösung 4:

Beispiel 5:

Lösung 5:

6. Literaturhinweise

Stuber u.a., Reisekosten, Bewirtung, Repräsentation im Steuerrecht, 26. A.; Richter u.a., Reise- und Bewirtungskosten, 8. A.; Rätke, Catering-Aufwendungen: Bewirtungsaufwand oder voll abzugsfähige Betriebsausgaben, BBK 14/2013, 680; Möller, Betriebsausgabenabzug eines Raststättenbetreibers bei kostenloser Bewirtung von Busfahrern; KSR 10/2018, 3; Ulbrich, Die Weihnachtsfeier als Steuerfalle, NWB 47/2023, 3178.

7. Verwandte Lexikonartikel

→ Arbeitsessen

→ Bewirtung und Mahlzeiten: Arbeitnehmer

→ Incentive-Reisen

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.