Computer

Inhaltsverzeichnis

1 Steuerliche Berücksichtigung von Kosten für einen Computer
1.1 Abschreibungsmöglichkeiten
1.2 Computerkurse
1.3 Computerzeitschriften
1.4 Nutzung zu Ausbildungszwecken
2 Software
2.1 Betriebswirtschaftliche Softwaresysteme
2.2 Investitionsabzugsbetrag für Standardsoftware
3 Private Nutzung betrieblicher Personalcomputer
3.1 Nutzung durch Arbeitnehmer
3.2 Nutzung durch Arbeitgeber (Unternehmer)
4 Übereignung eines Computers einschließlich Zubehör und Software an den Arbeitnehmer
5 Pauschalierung der Lohnsteuer
6 Umsatzsteuersatz von Computerzeitschriften
7 Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung
8 Literaturhinweise
9 Verwandte Lexikonartikel

1. Steuerliche Berücksichtigung von Kosten für einen Computer

1.1. Abschreibungsmöglichkeiten

Das BMF regelt im Schreiben vom 26.2.2021, BStBl I 2021, 298, dass für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden kann. Das Schreiben findet Anwendung in Gewinnermittlungen für Wj., die nach dem 31.12.2020 enden. Zudem regelt das Schreiben, dass in Gewinnermittlungen nach dem 31.12.2020 diese Grundsätze auch auf entsprechende WG angewandt werden können, die in früheren Wj. angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.

In den Jahren zuvor wurde bei Computern und Computerprogrammen eine Nutzungsdauer von drei Jahren zugrunde gelegt (BStBl I 2000, 1532). Liegt ein einheitliches WG »Computeranlage« vor, ist diese nur auf die Nutzungsdauer von drei Jahren abschreibbar. In den meisten Fällen besteht eine Computeranlage aus mehreren Bestandteilen, nämlich Tower (Zentraleinheit), Tastatur, Monitor und Maus. Ausnahme von der dreijährigen Abschreibung sind Trivialprogramme, bei denen die AK nicht mehr als 410 € betragen. Bei ihnen handelt es sich um geringwertige WG (R 5.5 Abs. 1 Satz 3 EStR; BFH Urteil vom 15.6.2004, VIII R 42/03, BFH/NV 2004, 1527). Notebook, Monitor und Tastatur sind ein einheitliches, selbstständig nutzbares WG. Auch ein später angeschaffter Drucker ist nicht selbstständig nutzbar. Nach dem BFH-Urteil vom 15.6.2004 kann ein Office-Programm als selbstständiges WG behandelt werden, wenn es bei AK von nicht mehr als 410 € (→ Geringwertige Wirtschaftsgüter) zu den sog. Trivialprogrammen gehört. Die Grenze für Trivialprogramme richtet sich m.E. nach der GWG-Regelung. Nach der Änderung des § 6 Abs. 2 EStG durch das Unternehmensteuerreformgesetz 2008 vom 14.8.2007 (BGBl I 2007, 1912) muss daher die Grenze für Trivialprogramme auf 150 € abgesenkt werden. Computerprogramme, deren AK 150 € übersteigen, wären danach nicht selbstständig nutzungsfähig und daher auch nicht nach § 6 Abs. 2a EStG in den Sammelposten einzustellen und nach dieser Vorschrift über fünf Jahre abzuschreiben. Die AK dieser Computerprogramme über 150 € wären weiterhin über drei Jahre zu verteilen.

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz vom 22.12.2009 (BGBl I 2009, 3950) wird die GWG-Regelung des § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG ab 2010 geändert und die GWG-Regelung bis 410 € nach § 6 Abs. 2 EStG wieder eingeführt (GWG-Regelung bis 2007). Somit liegen auch wieder bis zur Grenze von 410 € Trivialprogramme vor.

Abb.: Übersicht über die GWG-Regelung ab 1.1.2018

Am 27.4.2017 hat der Bundestag dem Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken im Zusammenhang mit Rechteüberlassungen zugestimmt. Nach der anstehenden Zustimmung des Bundesrats kann das Gesetz in Kraft treten. Trotz des Namens beinhaltet das Gesetz eine für die Praxis bedeutsame Anhebung der Grenzwerte für geringwertige WG.

Die wesentlichen Neuerungen des Gesetzes im Hinblick auf GWG sind:

• Die neue gesetzliche Regelung hebt die vorgenannten Grenzwerte im Wesentlichen an. Der neue Grenzwert für geringwertige WG nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG beträgt zukünftig 800 €. Bei der Aufzeichnungsflicht nach § 6 Abs. 2 Satz 4 verbleibt es aber bei den 150 €. Die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Anerkennung als GWG bleiben unverändert.

• Für die Alternative des Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a Satz 1 EStG beträgt der untere Grenzwert zukünftig 250 €, der obere von 1 000 € bleibt unverändert. Unverändert bleiben die übrigen Voraussetzungen und Folgen der Bildung des Sammelpostens.

• Zudem können gem. § 6 Abs. 2a Satz 4 EStG WG, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, bei einem Wert von 250 € (statt bislang 150 €) in voller Höhe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung als BA abgezogen werden.

Das BMF regelt im Schreiben vom 26.2.2021, BStBl I 2021, 298, dass für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden kann. Das Schreiben findet Anwendung in Gewinnermittlungen für Wj., die nach dem 31.12.2020 enden. Zudem regelt das Schreiben, dass in Gewinnermittlungen nach dem 31.12.2020 diese Grundsätze auch auf entsprechende WG angewandt werden können, die in früheren Wj. angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.

Mit Schreiben vom 22.2.2022, BStBl I 2022, 187 nimmt das BMF erneut Stellung zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung und klärt offene Zweifelsfragen unter Tz. 1.1. Hierbei wird klargestellt, dass die betroffenen WG auch weiterhin § 7 Abs. 1 EStG unterliegen. Die Möglichkeit, eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zugrunde zu legen, stellt keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung dar.

Notebook, Monitor und Tastatur sind ein einheitliches, selbstständig nutzbares WG. Auch ein später angeschaffter Drucker ist nicht selbstständig nutzbar; die für ihn aufgewendeten AK sind deshalb nicht nach § 6 Abs. 2 EStG sofort abziehbare WK oder BA und damit auch keine sofort berücksichtigungsfähigen ausbildungsbedingten Mehraufwendungen i.S.v. § 32 Abs. 4 Sätze 2 und 5 EStG (BFH Urteil vom 15.6.2004, VIII R 42/03, BFH/NV 2004, 1527; → Einkünfte und Bezüge von Kindern, → Geringwertige Wirtschaftsgüter).

Beispiel 1:

Lösung 1:

1.2. Computerkurse

Mit Urteil vom 24.10.2005 (5 K 1944/03) hat das FG Rheinland-Pfalz entschieden, dass Aufwendungen für einen Computerkurs als WK abziehbar sind, wenn der Stpfl. weder die beruflich erforderlichen Computerkenntnisse noch einen privaten Computer besitzt. Die Aufwendungen wurden im Einzelfall subjektiv zur Förderung des Berufs getätigt, da der Kläger unstreitig privat nicht über einen Computer verfügt und daher glaubhaft war, dass er den Computerkurs nur mit Rücksicht auf seinen Beruf absolviert hat. Zwar sei nicht auszuschließen, dass der Kläger sich zukünftig einen Computer anschafft und seine erworbenen Kenntnisse dann auch privat nutzt oder dass er außerhalb des häuslichen Bereichs an fremden Computern seine Kenntnisse für private Zwecke nutzt. Die theoretische Möglichkeit einer privaten Nutzung schließt allerdings die Berücksichtigung als WK nicht aus. Außerdem spricht auch nicht der Umstand, dass der Kläger den Kurs mit einer Prüfung und einem entsprechenden Ausbildungszertifikat abschloss, gegen, sondern sogar für die berufliche Veranlassung, da das Zertifikat die entsprechende Qualifikation nachweist, wofür es regelmäßig nur im beruflichen Bereich ein Erfordernis gibt. Wie den vorgelegten Bescheinigungen des ArbG des Klägers zu entnehmen ist, liegt ein objektiver Zusammenhang mit dem Beruf vor, da die PC-Schulung (Office-Paket) zwingend erforderlich war, da die notwendigen Grundkenntnisse, die der Kläger an seinem Arbeitsplatz benötigt, nicht vorhanden waren.

1.3. Computerzeitschriften

Mit Urteil vom 21.7.2014 (5 K 2767/13 E) entschied das FG Münster, dass Aufwendungen für Computerzeitschriften keine WK darstellen. Der Kläger machte in seiner Einkommensteuererklärung Kosten für diverse Computerzeitschriften als Fachliteratur geltend. Gegen die Versagung dieser Kosten wandte er sich mit der Begründung, dass seine Tätigkeit als Netzwerkadministrator in einem weltweit operierenden Unternehmen die ständige Fortbildung im IT-Bereich erfordere. Das FG kam zu dem Ergebnis, dass der Kläger nicht ausreichend dargelegt habe, die konkreten Zeitschriften weitaus überwiegend beruflich zu verwenden. Ein allgemeiner Hinweis auf die Notwendigkeit der Weiterbildung genügt hierfür nicht. Nach einer Begutachtung aktueller Ausgaben der benannten Zeitschriften ist der Senat zu dem Schluss gekommen, dass diese zu einem beachtlichen Teil Artikel enthalten, die auch für private Computernutzer von Interesse sind, etwa in Bezug auf Computerspiele oder eBay-Verkäufe. Auch die Artikel, die sich mit Fragen der Programmierung befassen, sind gleichermaßen für den Privatgebrauch von Interesse und in einer für Laien verständlichen Sprache abgefasst. Sie dienen daher nicht in erster Linie der Vermittlung von Fachwissen.

1.4. Nutzung zu Ausbildungszwecken

Nach einem Urteil des FG Saarland (Urteil vom 25.6.2012, 2 K 1363/11) richtet sich die Abziehbarkeit von Aufwendungen für einen zu Ausbildungszwecken genutzten Computer nach den Grundsätzen, die für die Berücksichtigung solcher Aufwendungen als WK maßgebend sind. Wird die ausschließliche berufliche Nutzung nicht nachgewiesen, ist regelmäßig im Wege der Schätzung von einer je hälftigen Nutzung für private und Ausbildungszwecke auszugehen. Unter Zugrundelegung dessen können von den PC-Kosten insgesamt nur 50 % als berufsbedingte Aufwendungen in Abzug gebracht werden, da die Klägerin eine andere Nutzung zwar geltend gemacht, aber nicht in der gebotenen Form nachgewiesen hat. Dies war ihr auch zumutbar.

Der Austausch einzelner Komponenten einer PC-Anlage – z.B. neuer Monitor – ist aber in Höhe des Anteils der beruflichen Nutzung als WK zu berücksichtigen. Im PV wird nämlich nicht von einer – zu AK führenden – wesentlichen Verbesserung des WG auszugehen sein. Der Austausch von Drucker und Scanner (jeweils eigenständige WG) führt hingegen zu einem neuen dreijährigen Abschreibungszeitraum ab Anschaffung des Druckers oder Scanners (vgl. auch BFH vom 15.7.2010, BFH/NV 2010, 2253).

2. Software

2.1. Betriebswirtschaftliche Softwaresysteme

Zur bilanzsteuerrechtlichen Beurteilung von Aufwendungen zur Einführung eines betriebswirtschaftlichen Softwaresystems s. BMF vom 18.11.2005 (BStBl I 2005, 1025).

Das Betriebswirtschaftliche Softwaresystem (ERP-Software – Enterprise Resource Planning Software) ist ein Softwaresystem, das zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt und aus verschiedenen Modulen (z.B. Fertigung, Finanzen, Logistik, Personal, Vertrieb) zusammengestellt wird. Wesensmerkmal eines ERP-Systems ist die Funktion zur umfassenden Integration und Steuerung verschiedener Unternehmensaktivitäten. Für den betrieblichen Einsatz ist es notwendig, die Programme an die unternehmensspezifischen Belange anzupassen. Der Gesamtvorgang der Einführung der ERP-Software wird als Implementierung bezeichnet.

ERP-Software ist regelmäßig Standardsoftware und bei entgeltlichem Erwerb ein aktivierungspflichtiges immaterielles WG des Anlagevermögens. Dabei bilden alle Module zusammen – wegen ihres einheitlichen Nutzungs- und Funktionszusammenhangs – ein Softwaresystem (d.h. ein WG). Dies gilt auch, wenn die Module zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder von unterschiedlichen Softwareherstellern erworben werden, es sei denn, der Stpfl. weist nach, dass einzelne Module nicht in das Gesamtsystem zur Steuerung der Geschäftsprozesse integriert werden, also selbstständig nutzbar sind. Der Stpfl. erwirbt mit der Software entsprechende Lizenzrechte vom Anbieter (Softwarehersteller oder ein von diesem berechtigter Unternehmer).

Ist Gegenstand der Verträge mit dem Anbieter und/oder mit Dritten ein eingerichtetes Softwaresystem (Erwerb einer Standardsoftware und ihre Implementierung), liegt ein aktivierungspflichtiger Anschaffungsvorgang vor. Dies gilt auch, wenn die erworbene Standardsoftware ganz oder teilweise mit eigenem Personal implementiert wird (Herstellung der Betriebsbereitschaft).

Die erforderliche Implementierung der ERP-Software macht diese nicht zu einer Individualsoftware und führt damit nicht zu einem Herstellungsvorgang, wenn keine wesentlichen Änderungen am Quellcode vorgenommen werden; die Anpassung an die betrieblichen Anforderungen (sog. Customizing) erfolgt regelmäßig ohne Programmierung. Insofern kann von einer Selbstherstellung und infolgedessen von einem Aktivierungsverbot nicht ausgegangen werden. Ein Indiz für wesentliche Änderungen am Quellcode ist gegeben, soweit diese Auswirkungen auf die zivilrechtliche Gewährleistung des Software-Herstellers haben.

Das ERP-Softwaresystem ist ein immaterielles WG und kann gem. § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG nur linear abgeschrieben werden. Als betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wird grundsätzlich ein Zeitraum von fünf Jahren angenommen. Werden nachträgliche AK aufgewendet, bemisst sich die Abschreibung nach der Restnutzungsdauer.

Die Regelungen des BMF-Schreibens vom 18.11.2005 (BStBl I 2005, 1025) ist letztmals für Wj. anzuwenden, die vor dem 1.1.2021 enden.

2.2. Investitionsabzugsbetrag für Standardsoftware

Software ist ein immaterielles WG. Dies gilt auch für Standardsoftware, die auf einem Datenträger gespeichert wurde (vgl. BFH Urteil vom 18.5.2011, X R 26/09, BStBl II 2011, 865 sowie BMF vom 15.6.2022, IV C 6 – S 2139-b/21/10001 :001, BStBl I 2022, 945, Rz. 6). Stpfl. können für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines WG einen den Gewinn mindernden Investitionsabzugsbetrag abziehen. Die Berücksichtigung erfolgt außerbilanziell. Die Software, die der Kläger anzuschaffen beabsichtigte (Erwerb von Systemsoftware), stellte kein bewegliches WG dar. Ein Investitionsabzugsbetrag ist somit nicht zu gewähren. Beweglich oder unbeweglich können nach allgemeiner Auffassung nur materielle WG sein. Ist beabsichtigt, künftig immaterielle WG anzuschaffen, kann folglich kein Investitionsabzugsbetrag vorgenommen werden. Materielle WG seien körperliche Gegenstände. Immaterielle WG unterscheiden sich davon durch ihre Unkörperlichkeit; es handele sich zumeist um geistige Werte, z.B. Ideen und Rechte. Bei einheitlichen WG, die sich aus materiellen und immateriellen Komponenten zusammensetzen, entscheide die im Vordergrund stehende wirtschaftliche Bedeutung über die Qualifikation. Entscheidend sei, ob es dem Erwerber überwiegend auf den materiellen oder den immateriellen Gehalt ankommt, ob der Verkörperung eine eigenständige Bedeutung zukommt oder ob sie lediglich als »Träger« den immateriellen Gehalt festhalten soll. Computerprogramme jedweder Art seien grundsätzlich auch dann, wenn sie auf einem Datenträger gespeichert und demnach aus materiellen und immateriellen Elementen zusammengesetzt sind, unkörperlicher Natur und daher immaterielle WG. Denn der materielle Gehalt des zu erwerbenden WG beschränke sich auf den Datenträger, der lediglich dazu diene, die Software zu transportieren und in einen Computer zu übertragen. Eine weitere Funktion oder einen nennenswerten wirtschaftlichen Wert besitze der Datenträger nicht. Er verliere i.d.R. mit der einmaligen Übertragung des Programms in einen Datenspeicher des Computers seine Bedeutung, sei allenfalls mit einer schützenden Verpackung vergleichbar.

Die vorgenannten Grundsätze gelten nicht für sog. Trivialprogramme, die zu den abnutzbaren, beweglichen und selbstständig nutzungsfähigen WG zählen; R 5.5 Abs. 1 EStR.

Das FG Köln entschied mit Urteil vom 17.2.2009, 1 K 1171/06, EFG 2009, 1540 wie folgt: Im Hinblick auf die Abgrenzung von materiellen und immateriellen WG ist bei Software zwischen Standard- und Individualprogrammen zu unterscheiden. Fixe Standardprogramme sind materielle bewegliche WG. Entscheidend ist allein, dass es sich bei dieser Art von Software um eine vorgefertigte Software handelt, die standardmäßig für eine Vielzahl von Nutzern gedacht ist.

3. Private Nutzung betrieblicher Personalcomputer

3.1. Nutzung durch Arbeitnehmer

Stellt ein ArbG seinen ArbN einen betrieblichen Computer kostenlos zur privaten Nutzung zur Verfügung, hat das keine lohnsteuerlichen Auswirkungen (§ 3 Nr. 45 EStG). Die Vorteile des ArbN aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der ArbG auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen sind steuerfrei.

Nutzt der ArbN seinen privaten PC auch für berufliche Zwecke, ist für einen etwaigen Arbeitgeberersatz keine besondere Steuerbefreiung vorgesehen. Steuerfreiheit käme nach den Vorschriften zum Auslagenersatz nur dann in Betracht, wenn der ArbN die beruflich entstandenen Kosten im Einzelnen nachweist und der ArbG diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nimmt. Es handelt sich deshalb um stpfl. Arbeitslohn, wenn ein ArbG dem ArbN ohne Einzelnachweis der beruflichen Kosten einen laufenden Barzuschuss dafür zahlt, dass dieser seinen privaten PC beruflich nutzt.

3.2. Nutzung durch Arbeitgeber (Unternehmer)

Aufwendungen einschließlich der AfA sind, soweit sie der privaten Nutzung des WG zuzurechnen sind, keine BA (R 4.7 Abs. 1 Satz 1 EStR). Nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG handelt es sich dabei um eine Nutzungsentnahme (→ Entnahme). Die Aufwendungen einschließlich der AfA, soweit sie der privaten Nutzung des WG zuzurechnen sind, sind keine BA. Es handelt sich dabei um Kosten der Lebensführung (→ Lebensführungskosten) i.S.d. § 12 Nr. 1 EStG, die bei der Ermittlung der Einkünfte nicht berücksichtigt werden dürfen.

Eine private Mitbenutzung eines PC ist für den vollständigen Betriebsausgabenabzug unschädlich, wenn diese einen Anteil von etwa 10 % nicht übersteigt. Bei einem höheren privaten Nutzungsanteil sind die Kosten eines gemischt genutzten PC aufzuteilen (H 12.1 [Personalcomputer] EStH).

Die Nutzungsentnahme ist als fiktive BE zu behandeln. Nach dem BFH-Urteil vom 21.6.2006 (XI R 50/05, DStR 2006, 1498) besteht keine Steuerfreiheit für die Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten für Selbstständige. Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG bleibt auf ArbN beschränkt.

4. Übereignung eines Computers einschließlich Zubehör und Software an den Arbeitnehmer

Überträgt ein ArbG einen Computer kostenlos oder verbilligt in das Eigentum des ArbN, liegt ein geldwerter Vorteil (§ 8 Abs. 2 bzw. Abs. 3 EStG) vor, für den grundsätzlich Steuern fällig werden (→ Sachbezüge). Für PC und Telekommunikationsgeräte gilt jedoch § 3 Nr. 45 EStG: Die Vorteile des ArbN aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen sind steuerfrei. Mit dem Änderungsgesetz zum Gemeindefinanzreformgesetzes vom 8.3.2012 wurde der Begriff des »PC« erweitert durch den Begriff »Datenverarbeitungsgeräte«. Damit kann der ArbG auch Geräte wie Smartphones oder Tablets steuerfrei überlassen. Regelmäßig nicht begünstigt sind hingegen Smart TV, Konsole, MP3-Player, Spielautomat, E-Book-Reader, Gebrauchsgegenstand mit eingebautem Mikrochip, Digitalkamera und digitaler Videocamcorder, weil es sich nicht um betriebliche Geräte des ArbG handelt. Nicht begünstigt ist auch ein vorinstalliertes Navigationsgerät in einem zur privaten Nutzung überlassenen Firmenwagen (BFH Urteil vom 16.2.2005, BStBl II 2005, 563).

Die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 EStG gilt nicht nur für die private Nutzung von Computern mit Internetanschluss im Betrieb des ArbG, sondern auch für die private Nutzung von Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets sowie von Computern in der Wohnung des ArbN, wenn die Geräte im Eigentum des ArbG bleiben. Der Umfang der privaten Nutzung spielt keine Rolle. Die Steuerbefreiung umfasst auch die Privatnutzung solcher Geräte, die nicht »internettauglich« sind, wie z.B. Personalcomputer und Laptops ohne Internetzugang. Die Steuerbefreiung gilt auch für die vom ArbG getragenen Verbindungsentgelte für die Telekommunikation (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten). Steuerfrei sind zudem die im Zusammenhang mit der Nutzungsüberlassung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten einschließlich Zubehör und von System- und Anwendungsprogrammen erbrachten Dienstleistungen des ArbG. Begünstigt sind hierbei insbes. die Installation, Inbetriebnahme und Reparatur der Geräte und Programme durch einen IT-Service des ArbG.

Durch § 3 Nr. 45 EStG ist gesetzlich festgelegt worden, dass kein stpfl. geldwerter Vorteil entsteht, wenn der ArbN an seinem Arbeitsplatz den betrieblichen Computer mit Internetanschluss privat nutzt, wobei der Umfang der privaten Nutzung keine Rolle spielt.

Mit Urteil vom 23.11.2020, VI R 50/20 entschied der BFH zur Steuerfreiheit der Vorteile des ArbN aus der Nutzung eines betrieblichen Telekommunikationsgeräts wie folgt: Die Erstattung von Telefonkosten für einen vom ArbN abgeschlossenen Mobilfunkvertrag durch den ArbG ist auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, wenn der ArbG das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind, von dem ArbN zu einem niedrigen, auch unter dem Marktwert liegenden Preis erworben hat und er das Mobiltelefon dem ArbN unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt.

5. Pauschalierung der Lohnsteuer

Die LSt kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Personalcomputern und Zubehör sowie für Zuschüsse zu Aufwendungen des ArbN für Internetnutzung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG; → Pauschalierung der Lohnsteuer) erhoben werden.

Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG kommt bei Sachzuwendungen des ArbG in Betracht. Hierzu rechnet die Übereignung von Hardware einschließlich technischem Zubehör und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile. Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der ArbG ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet. Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Personalcomputers sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind von der Pauschalierung ausgeschlossen. Hat der ArbN einen Internetzugang, sind die Barzuschüsse des ArbG für die Internetnutzung des ArbN nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG pauschalierungsfähig. Zu den Aufwendungen für die Internetnutzung in diesem Sinne gehören sowohl die laufenden Kosten (z.B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (z.B. ISDN-Anschluss, Modem, Personalcomputer). Aus Vereinfachungsgründen kann der ArbG den vom ArbN erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser 50 € im Monat nicht übersteigt. Der ArbG hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Soweit die pauschal besteuerten Bezüge auf WK entfallen, ist der Werbungskostenabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Zugunsten des ArbN sind die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf den privat veranlassten Teil der Aufwendungen anzurechnen. Aus Vereinfachungsgründen unterbleibt zugunsten des ArbN eine Anrechnung auf seine WK bei Zuschüssen bis zu 50 € im Monat (R 40.2 Abs. 5 LStR).

Auch nach den LStR ist die Pauschalierung aber nach wie vor bei der Übereignung von Telekommunikationsgeräten ausgeschlossen, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgeräts sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können (z.B. sog. Senioren-Handys; R 40.2 Abs. 5 Satz 4 LStR).

Beispiel 2:

Lösung 2:

6. Umsatzsteuersatz von Computerzeitschriften

Bei Computerzeitschriften, die ausschließlich mit beigehefteter CD angeboten werden, handelt es sich um Warenzusammenstellungen in Aufmachungen für den Einzelverkauf, deren Charakter durch die Zeitschrift bestimmt wird und die deshalb insgesamt, d.h. einschließlich der mitgelieferten CD-ROM, dem ermäßigten Steuersatz unterliegen. Werden Zeitschriften wahlweise sowohl ohne als auch gegen einen Aufpreis von ca. 42 bis 100 % mit CD angeboten, so stellen die Zeitschriften mit CD ebenfalls gemischte Lieferungen dar, deren Charakter wesentlich durch die Zeitschrift bestimmt wird; auch sie unterliegen einheitlich dem ermäßigten Steuersatz (FG Hamburg vom 30.6.2005, VI 323/03, EFG 2005, 1812; vgl. auch FG München vom 30.1.2003, 14 K 3152/00, EFG 2003, 808).

7. Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung

Das BMF regelt im Schreiben vom 26.2.2021, BStBl I 2021, 298, dass für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden kann. Das Schreiben findet Anwendung in Gewinnermittlungen für Wj., die nach dem 31.12.2020 enden. Zudem regelt das Schreiben, dass in Gewinnermittlungen nach dem 31.12.2020 diese Grundsätze auch auf entsprechende WG angewandt werden können, die in früheren Wj. angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde.

Mit Schreiben vom 22.2.2022, BStBl I 2022, 187 nimmt das BMF erneut Stellung zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung und klärt offene Zweifelsfragen unter Tz. 1.1 bis 1.4:

Die betroffenen WG unterliegen auch weiterhin § 7 Abs. 1 EStG. Die Möglichkeit, eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zugrunde zu legen, stellt keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung dar. Die Anwendung der kürzeren Nutzungsdauer stellt zudem auch kein Wahlrecht i.S.d. § 5 Abs. 1 EStG dar.

Für die nach § 7 Abs. 1 EStG anzusetzende Nutzungsdauer kann für die nachfolgend aufgeführten materiellen WG »Computerhardware« eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden. Die betroffenen WG werden wie folgt definiert:

1. »Computer« bezeichnet ein Gerät, das Logikoperationen ausführt und Daten verarbeitet, das in der Lage ist, Eingabegeräte zu nutzen und Informationen auf Anzeigegeräten auszugeben und das i.d.R. eine Zentraleinheit (ZE) beinhaltet, die die Operationen ausführt. Ist keine ZE vorhanden, muss das Gerät als Client Gateway zu einem Computerserver fungieren, der als Computerverarbeitungseinheit dient.

2. »Desktop-Computer« bezeichnet einen Computer, dessen Haupteinheit an einem festen Standort aufgestellt wird, der nicht als tragbares Gerät ausgelegt ist und der mit einem externen Anzeigegerät sowie externen Peripheriegeräten wie Tastatur und Maus genutzt wird. Bei einem »integrierten Desktop-Computer« funktionieren der Computer und das Anzeigegerät als Einheit, deren Wechselstromversorgung über ein einziges Kabel erfolgt.

3. »Notebook-Computer« bezeichnet einen Computer, der speziell als tragbares Gerät und für den längeren Betrieb mit oder ohne direkten Anschluss an eine Wechselstromquelle konzipiert ist. Notebook-Computer verfügen über ein integriertes Anzeigegerät mit einer sichtbaren Bildschirmdiagonale von mindestens 22,86 cm (9 Zoll) und können mit einem integrierten Akku oder einer anderen tragbaren Stromquelle betrieben werden. Unterkategorien des Notebook-Computers sind unter anderen:

   • »Tablet-Computer«: eine Notebook-Computerart, die sowohl über ein eingebautes berührungsempfindliches Anzeigegerät als auch über eine eingebaute physische Tastatur verfügt.

   • »Slate-Computer«: eine Notebook-Computerart, die über ein eingebautes berührungsempfindliches Anzeigegerät, nicht aber über eine eingebaute physische Tastatur verfügt.

   • »mobiler Thin-Client«: eine Notebook-Computerart, die eine Verbindung zu entfernten Rechenressourcen (z.B. Computerserver, Remote-Workstation) benötigt, mit denen die hauptsächliche Datenverarbeitung erfolgt, und die über kein eingebautes Rotations-Speichermedium verfügt.

4. »Desktop-Thin-Client« bezeichnet einen Computer, der eine Verbindung zu entfernten Rechenressourcen (z.B. Computerserver, Remote-Workstation) benötigt, mit denen die hauptsächliche Datenverarbeitung erfolgt, und der über kein eingebautes Rotations-Speichermedium verfügt. Die Haupteinheit eines Desktop-Thin-Clients wird an einem festen Standort (z.B. auf einem Schreibtisch) aufgestellt und ist nicht als tragbares Gerät ausgelegt. Desktop-Thin-Clients können Informationen entweder auf einem externen oder, soweit vorhanden, auf einem eingebauten Anzeigegerät ausgeben.

5. »Workstation« bezeichnet einen Hochleistungs-Einzelplatzcomputer, der neben anderen rechenintensiven Aufgaben hauptsächlich für Grafikanwendungen, Computer Aided Design, Softwareentwicklung sowie finanzwirtschaftliche und wissenschaftliche Anwendungen genutzt wird.

6. »Mobile Workstation« bezeichnet einen Hochleistungs-Einzelplatzcomputer, der neben anderen rechenintensiven Aufgaben mit Ausnahme von Spielen hauptsächlich für Grafikanwendungen, Computer Aided Design, Softwareentwicklung sowie finanzwirtschaftliche und wissenschaftliche Anwendungen genutzt wird und der speziell als tragbares Gerät und für den längeren Betrieb mit oder ohne direkten Anschluss an eine Wechselstromquelle konzipiert ist. Mobile Workstations haben ein integriertes Anzeigegerät und können mit einem integrierten Akku oder einer anderen tragbaren Stromquelle betrieben werden. Die meisten mobilen Workstations verfügen über ein externes Netzteil sowie eine integrierte Tastatur und ein integriertes Zeigegerät.

7. »Small-Scale-Server« bezeichnet eine Computer-Art, die i.d.R. Desktop-Computer-Komponenten im Desktopgeräteformat verwendet, jedoch in erster Linie als Speicherhost für andere Computer und zur Ausführung von Funktionen wie der Bereitstellung von Netzinfrastrukturdiensten und dem Daten-/Medien-Hosting bestimmt ist und

   • als Standgerät, Turmgerät oder in einem sonstigen Format ausgelegt ist, das dem Format von Desktop-Computern ähnelt, sodass alle Datenverarbeitungs-, Speicher- und Netzschnittstellenkomponenten in einem Gehäuse untergebracht sind;

   • für den Betrieb 24 Stunden pro Tag an 7 Tagen in der Woche ausgelegt ist;

   • in erster Linie für den Simultanbetrieb in einer Mehrbenutzer-Umgebung ausgelegt ist, in der mehrere Benutzer an vernetzten Client-Geräten arbeiten können;

über ein Betriebssystem verfügt, das für Heimserver oder Serveranwendungen im unteren Leistungsbereich ausgelegt ist, sofern das Gerät mit einem Betriebssystem in Verkehr gebracht wird.

Der Begriff »Software« erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Das BMF-Schreiben regelt, dass eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden kann. Damit ermöglicht die Verwaltungsanweisung ein Wahlrecht. Die im BMF-Schreiben genannten WG können somit auch weiterhin nach der in den amtlichen AfA-Tabellen geregelten Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Eine Betragsgrenze (wie z.B. bei der Sammelpostenregelung) ist nicht ersichtlich.

8. Literaturhinweise

Onderka, Kehrtwende bei der einkommensteuerrechtlichen Behandlung privat angeschaffter Computer, DStR 2001, 2145; Siegle, Die Behandlung geringwertiger Wirtschaftsgüter ab 2010, DStR 2010, 1068; Heine, Die neue Sofortabschreibung für Computerhardware und Software, STFAN 5/2017, 17; Cremer, Softwarekauf und -update – Verbuchung im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung, BBK 17/2024, 815.

9. Verwandte Lexikonartikel

→ Arbeitsmittel

→ Fortbildungskosten

→ Geringwertige Wirtschaftsgüter

→ Private Telefonnutzung

→ Sachbezüge

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.