E-Rechnung

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeiner Überblick
1.1 Aktuelle Richtlinienregelung der EU
1.1.1 Definition der elektronischen Rechnung
1.1.2 Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers
1.1.3 Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts
1.1.4 Gebündelte elektronische Übermittlung mehrerer Rechnungen
1.2 Geplante EU-Regelungen ab 1.1.2028
1.3 Überblick über die aktuellen nationalen Regelungen
1.4 Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz
2 Die nationalen Regelungen bis 31.12.2024 im Einzelnen
2.1 Grundsätzliches
2.2 Die Regelung des § 14 Abs. 1 UStG
2.3 Einheitliches Format für elektronische Rechnungen – ZUGFeRD – für öffentliche Auftraggeber
2.4 Die Regelung des § 14 Abs. 3 UStG
2.4.1 Grundsatz des § 14 Abs. 3 UStG
2.4.2 Qualifizierte elektronische Signatur
2.4.3 Das EDI-Verfahren
2.5 Echtheit und Unversehrtheit bei besonderen Formen der Rechnungsstellung
2.6 Besonderheiten bei Fahrausweisen
2.7 Auswirkung der elektronischen Rechnungsstellung auf die Umsatzsteuer-Nachschau
2.8 Doppelte Rechnungen
2.9 Zusammenfassung
2.9.1 Betroffene der elektronischen Rechnungsübermittlung
2.9.2 Abgrenzung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung
2.9.3 Voraussetzungen für die Anerkennung von Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke
2.9.4 Zulässige Verfahren für die elektronische Übermittlung von Rechnungen
2.9.5 Innerbetriebliches Kontrollverfahren i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG
2.9.6 Besonderheiten zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
3 Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung durch das Wachstumschancengesetz
3.1 Allgemeines
3.2 Rechnungsbegriffe
3.2.1 Allgemeine Definition
3.2.2 Definition der elektronischen Rechnung
3.2.3 Definition der sonstigen Rechnung
3.2.4 Überblick über die Rechnungsarten
3.3 Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung
3.4 Übergangsregelungen
3.5 Verwendung einer »sonstigen Rechnung«
3.6 Die Neufassung des § 14 Abs. 3 UStG
3.7 Besonderheiten beim Rechnungsempfänger
3.7.1 Rechnungsempfänger ist inländischer Unternehmer
3.7.2 Rechnungsempfänger ist ausländischer Unternehmer
3.7.3 Rechnungsempfänger ist Endverbraucher
3.8 Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen
4 Literaturhinweise
5 Verwandte Lexikonartikel

1. Allgemeiner Überblick

1.1. Aktuelle Richtlinienregelung der EU

1.1.1. Definition der elektronischen Rechnung

Art. 217 MwStSystRL definiert den Ausdruck »elektronische Rechnung« als eine Rechnung, welche die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Gemeinschaftsrechtlich können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedürfte.

Art. 218 MwStSystRL definiert die → Rechnung wie folgt: »Für Zwecke der MwStSystRL erkennen die Mitgliedstaaten als Rechnung alle auf Papier oder elektronisch vorliegende Dokumente oder Mitteilungen an, die den Anforderungen der Art. 217 bis 240 MwStSystRL genügen.«

1.1.2. Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers

Voraussetzung für die elektronische Rechnungserteilung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zu diesem Verfahren (Art. 232 MwStSystRL).

1.1.3. Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen (Authentizität; s.a. Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE). Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) liegt vor, wenn die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 3 und 4 MwStSystRL; s.a. Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE).

Nach Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 2 MwStSystRL legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden (Art. 233 Abs. 1 MwStSystRL).

Art. 233 Abs. 2 MwStSystRL nennt lediglich als Beispielsfälle Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten, zum einen die qualifizierte elektronische Signatur und zum anderen den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl L 338 vom 28.12.1994, 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

1.1.4. Gebündelte elektronische Übermittlung mehrerer Rechnungen

Werden mehrere elektronische Rechnungen gebündelt ein und demselben Rechnungsempfänger übermittelt oder für diesen bereitgehalten, ist es zulässig, Angaben, die allen Rechnungen gemeinsam sind, nur ein einziges Mal aufzuführen, sofern für jede Rechnung die kompletten Angaben zugänglich sind (Art. 236 MwStSystRL).

1.2. Geplante EU-Regelungen ab 1.1.2028

Am 8.12.2022 hat die EU-Kommission einen Richtlinienvorschlag »VAT in the Digital Age (ViDA)« vorgestellt, mit dem das Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert und für die Unternehmen effizienter sowie betrugsresistenter werden soll. Der Entwurf sieht ein umfangreiches Maßnahmenpaket vor. Eine Säule bildet die Einführung eines elektronischen Echtzeit-Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze, das u.a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll (s. Jürgensmann u.a., Aufsatz vom 1.3.2024, LEXinform 0933316). Mit einer weiteren Säule sollen die rechtlichen Grundlagen für die im B2B-Bereich perspektivisch unionsweit geplante Abkehr von der Papier- hin zur elektronischen Rechnung geschaffen werden (s. Hessel vom 1.3.2024, LEXinform 0933315).

Hinweis:

Nach den Art. 217, 218 und 232 MwStSystRL wird die elektronische Rechnungsstellung Standardregel für die Ausstellung von Rechnungen werden.

Die Anpassung der Mehrwertsteuerrichtlinie an die neue digitale Realität erfordert eine Änderung der Behandlung elektronischer Rechnungen. Bisher sind Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen in der Mehrwertsteuerrichtlinie einander gleichgestellt. Gem. Art. 232 MwStSystRL musste der Rechnungsempfänger bisher der Ausstellung elektronischer Rechnungen zustimmen. Dies hinderte die Mitgliedstaaten daran, eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung einzuführen, die als Grundlage für ein elektronisches Meldesystem dienen könnte. Außerdem wurde die Entwicklung elektronischer Rechnungen behindert, da Stpfl. ihre Fakturierungssysteme nicht vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen konnten, weil sie immer dann Papierrechnungen ausstellen mussten, wenn der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung nicht zustimmte.

Der Vorschlag ändert dies, indem in Art. 218 MwStSystRL die elektronische Rechnungsstellung als Standardverfahren für die Ausstellung von Rechnungen festgelegt wird. Die Verwendung von Rechnungen in Papierform wird nur noch in Fällen möglich sein, die von den Mitgliedstaaten genehmigt werden. Nach Art. 218 MwStSystRL werden mit Wirkung ab 1.1.2028 Rechnungen nur noch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt.

Um zu gewährleisten, dass Stpfl. für die Ausstellung elektronischer Rechnungen nicht auf die Zustimmung des Empfängers angewiesen sind, wird Art. 232 MwStSystRL gestrichen.

Ferner wird die Definition des Begriffs »elektronische Rechnung« in der Mehrwertsteuerrichtlinie an das Konzept der Richtlinie 2014/55/EU (s.u. den Gliederungspunkt 2.3 »Einheitliches Format für elektronische Rechnungen – ZUGFeRD – für öffentliche Auftraggeber«) über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen angepasst, die die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) regelt. Ist daher in der Mehrwertsteuerrichtlinie die Rede von elektronischen Rechnungen, so sind darunter strukturierte elektronische Rechnungen zu verstehen.

Hinweis:

1.3. Überblick über die aktuellen nationalen Regelungen

Nach nationalem Recht sind Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Auch Art. 232 MwStSystRL fordert, dass der Rechnungsempfänger der Verwendung der elektronischen Rechnung zustimmt. Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen (Abschn. 14.4 Abs. 1 UStAE).

Der Rechnungsaussteller ist – vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung – frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28.4.2011, BGBl I 2011, 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung (Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 und 4 UStAE).

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur optional und nicht verpflichtend (s. Abschn. 14.4 Abs. 4 UStAE). Der Empfänger einer Rechnung kann die ihm obliegenden Pflichten auch auf einen Dritten übertragen (Abschn. 14.4 Abs. 4 Satz 2 UStAE i.d.F. des BMF-Schreibens vom 20.12.2022, BStBl I 2022, 1694).

Zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ab 1.7.2011 nimmt das BMF mit Schreiben vom 2.7.2012 (BStBl I 2012, 726) ausführlich Stellung. Die Abschnitte 14.4. 14.7, 14.11, 14b.1, 14c.1, 15.5 und 27b.1 UStAE wurden entsprechend angepasst. Ab 29.7.2017 ist in allen offenen Fällen das BMF-Schreiben vom 27.10.2021 (BStBl I 2021, 2139) anzuwenden, soweit dieses in Abschn. 14.4 Abs. 7 und 8 UStAE andere Regelungen enthält (BMF vom 27.10.2021, BStBl I 2021, 2139 unter III.). Mit BMF-Schreiben vom 27.10.2021 (BStBl I 2021, 2139) wurde der UStAE an das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und die Aufhebung des Signaturgesetzes (SigG) angepasst und Abschn. 14.4 Abs. 7 und 8 UStAE entsprechend geändert und ergänzt.

1.4. Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz

Mit Art. 23 Nr. 1 i.V.m. Art 35 Abs. 8 des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024 (BGBl I 2024, Nr. 108) wird in § 14 Abs. 1 und 2 i.V.m. § 27 Abs. 38 UStG die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ab 1.1.2025 eingeführt. Wegen des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen hat der Gesetzgeber in § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen (s.u.).

2. Die nationalen Regelungen bis 31.12.2024 im Einzelnen

2.1. Grundsätzliches

Bis zum 31.12.2024 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf (Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE).

Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG; Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 1 UStAE). Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.

Die Rechnungsausstellung ist eine zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zugrunde liegenden Schuldverhältnis. Umsatzsteuerlich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine der Umsatzsteuer unterliegende Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt. Gegenüber Privatpersonen ist der leistende Unternehmer nur zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt. Zur Rechnungslegungsverpflichtung s. die Erläuterungen zu → Rechnung unter dem Gliederungspunkt »Abrechnungsanspruch bzw. Abrechnungsverpflichtung«.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird; ausgenommen sind Dokumente des Zahlungsverkehrs, z.B. Mahnungen.

2.2. Die Regelung des § 14 Abs. 1 UStG

§ 14 Abs. 1 UStG dient der umsatzsteuerlichen Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen. § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden (s.a. Abschn. 14.4 Abs. 2 UStAE).

Die Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Regelungen in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 6 UStG haben insoweit lediglich deklaratorischen Charakter.

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Unversehrtheit des Inhalts liegt vor, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG; s.a. Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE).

Nach Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 2 MwStSystRL legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. § 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG entsprechen dieser unionsrechtlichen Regelung, wobei statt des Begriffs »innerbetriebliches Steuerungsverfahren« in § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG der in der Sache deutlichere Begriff »innerbetriebliches Kontrollverfahren« verwandt wird. Unter »innerbetrieblichen Kontrollverfahren« sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,

• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,

• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches,

um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist. Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z.B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Diese Regelung führt für den Unternehmer zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens (Abschn. 14.4 Abs. 4 bis 6 UStAE).

Bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269) zu beachten. Zur Aufbewahrungspflicht i.S.d. § 147 AO siehe insbes.

• die Rz. 113 bis 124 der GoBD zur Aufbewahrungspflicht im Allgemeinen,

• die Rz. 125 bis 129 der GoBD zur maschinellen Auswertbarkeit,

• die Rz. 130 bis 135 der GoBD zur elektronischen Aufbewahrung,

• die Rz. 136 bis 141 der GoBD zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang),

• die Rz. 142 bis 144 der GoBD zur Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel.

Beachte:

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Zur elektronischen Aufbewahrung s.a. die Erläuterungen unter → Rechnung.

Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500 000 € im Kj. beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren (§ 147a Abs. 1 AO).

Beachte:

2.3. Einheitliches Format für elektronische Rechnungen – ZUGFeRD – für öffentliche Auftraggeber

Um den raschen und unbürokratischen Versand elektronischer Rechnungen in Deutschland sicherzustellen, wurde im März 2010 das »Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)« unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. – gegründet. FeRD ist die nationale Plattform von Bundesministerien, Verbänden der deutschen Wirtschaft und Unternehmen. Die Aufgabe des Forums besteht u.a. darin, ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch zu entwickeln (www.ferd-net.de).

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht (»ZUGFeRD«-Format).

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Softwareindustrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Zum Datenformat ZUGFeRD s.a. GoBD, BMF vom 28.11.2019 (BStBl I 2019, 1269, Beispiel 10 in Rz. 125). S.a. Informationen auf der Homepage des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. – Bitkom – unter www.bitkom.org unter Bitkom/Publikationen sowie Presse/Presseinformationen oder unter www.bitkom.org und dort mit dem Suchbegriff »elektronische Rechnungen«.

Das FeRD-Plenum hat in seiner Sitzung am 13.9.2017 das EU-konforme Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 verabschiedet. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) entspricht vollständig der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand bestens vorbereitet und ermöglicht das E-Invoicing im B2G-Bereich gem. Vorgabe der Europäischen Union (s. www.ferd-net.de).

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 4.4.2017 (BGBl I 2017, 770) wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Die Regeln zum Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden treten ab 27.11.2018 in Kraft (s.a. LEXinform 0444827). Gleichzeitig tritt die dazugehörige Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) in Kraft (BGBl I 2017, 3555).

Die Umsetzung erfolgt schrittweise: Die obersten Bundesbehörden, also z.B. die Bundesministerien und Verfassungsorgane, sind zunächst verpflichtet, ab 27.11.2018 elektronische Rechnungen zu empfangen. Zum 27.11.2019 folgt die o.g. Verpflichtung auch für nachgelagerte Behörden auf Bundesebene (subzentrale öffentliche Auftraggeber nach § 2 Abs. 6 E-Rech-VO). Ab dem 27.11.2020 gilt dann für Lieferanten des Bundes die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form. Bereits im April 2020 müssen die Bundesländer ebenfalls die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben.

Hinweis:

Die rechtliche Grundlage der E-Rech-VO bildet die Ermächtigung des neuen § 4a Abs. 3 des E-Government-Gesetzes, der im Rahmen des »Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen« geschaffen wurde.

Beachte:

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grds. den Datenaustauschstandard X-Rechnung vom 29.9.2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (§ 4 Abs. 1 E-Rech-VO).

Hinweis:

Änderungen des Datenaustauschstandards X-Rechnung werden vom Bundesministerium des Innern im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Bei jeder Änderung/Bekanntmachung ist das Herausgabedatum der Änderung/Bekanntmachung anzugeben und das Datum, ab dem der geänderte Datenaustauschstandard X-Rechnung anzuwenden ist (§ 4 Abs. 2 E-Rech-VO).

Beachte:

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal des Bundes i.S.v. § 2 Abs. 2 des Onlinezugangsgesetzes zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto i.S.v. § 2 Abs. 5 des Onlinezugangsgesetzes registriert. Elektronische Rechnungen, die über das Verwaltungsportal übermittelt werden, sind automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerlosigkeit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt ist, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung ist automationsunterstützt abzulehnen. In diesem Fall ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender über die Ablehnung zu informieren (§ 4 Abs. 3 E-Rech-VO).

Erhält ein Rechnungsempfänger eine elektronische Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, so hat der Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung abzulehnen. In diesem Fall erhalten die Rechnungssteller oder die Rechnungssender keine Information über die Ablehnung (§ 4 Abs. 4 E-Rech-VO).

Keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für Rechnungen,

• die bis zu einem Betrag von 1 000,00 € gestellt werden,

• die den Ausnahmeregelungen für geheimhaltungspflichtige Rechnungsdaten oder Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland unterfallen (§ 3 Abs. 3 E-Rech-VO).

Hinweis:

2.4. Die Regelung des § 14 Abs. 3 UStG

2.4.1. Grundsatz des § 14 Abs. 3 UStG

Nach § 14 Abs. 3 UStG können bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auf zwei Arten gewährleistet werden:

1. mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) oder

2. im EDI-Verfahren (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG).

Es handelt sich dabei um Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten können (Abschn. 14.4 Abs. 7 Satz 1 UStAE).

Hinweis:

2.4.2. Qualifizierte elektronische Signatur

Zur qualifizierten elektronischen Signatur s. die Verwaltungsregelungen in Abschn. 14.4 Abs. 7 bis 9 UStAE.

2.4.3. Das EDI-Verfahren

Nach § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ist es zulässig, eine Rechnung im EDI-Verfahren zu übermitteln (EDI = Electronic Data Interchange = Elektronischer Datenaustausch). Voraussetzung für die Anerkennung der im EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen ist, dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl EG L 338, 98) besteht, in der der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten (Abschn. 14.4 Abs. 9 UStAE). Der Nachteil dieser Methode ist, dass mit jedem einzelnen Vertragspartner eine Vereinbarung abgeschlossen werden muss.

Art. 2 Nr. 2.2 der Empfehlung 94/820/EG enthält folgende Definition für EDI: »Als elektronischer Datenaustausch wird die elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht bezeichnet«. EDI basiert auf der Verwendung strukturierter und codierter Nachrichten, deren Hauptmerkmal die Möglichkeit ihrer Verarbeitung durch Computer und ihrer automatischen und eindeutigen Übertragung ist. Diese Definition hebt diese wesentlichen Merkmale hervor, die EDI von anderen Arten des Datenaustauschs, wie z.B. der elektronischen Post, unterscheiden (Art. 2 des Anhangs 2 der Empfehlung 94/820/EG).

Nach Art. 5 Nr. 5.1 des Anhangs 2 der Empfehlung 94/820/EG sollten die Parteien sich verpflichten, die empfangene Nachricht innerhalb einer bestimmten Frist zu behandeln, die in den Technischen Anhang aufgenommen werden sollte. Falls die Parteien keine Frist festgelegt haben, sollten sie die Nachrichten so bald wie möglich nach dem Empfang verarbeiten.

Es stehen verschiedene Bestätigungsstufen zur Verfügung. Die Bestätigung kann auf der Ebene des Telekommunikationsnetzes automatisch übertragen werden, wenn die Nachricht dem Empfänger zur Verfügung gestellt wird; sie kann beim Empfang der Nachricht im Informationssystem des Empfängers ohne jede Überprüfung automatisch gesendet werden; sie kann nach einer gewissen Überprüfung gesendet werden; in einem gewissen Stadium kann sie auch der Annahme des Nachrichteninhalts oder der Bestätigung entsprechen, dass der Empfänger auf den Inhalt der Nachricht reagieren wird.

Auf der in der Europäischen EDI-Mustervereinbarung gewählten Stufe wird nicht nur lediglich der Empfang bestätigt. Sie entspricht der Stufe, auf der Semantik und Syntax überprüft werden, und besteht aus einer Antwort auf die gesendete EDI-Nachricht, die besagt, dass die Nachricht empfangen wurde und Syntax und Semantik der Nachricht korrekt sind.

Hinweis:

Die Parteien benötigen möglicherweise eine andere Bestätigungsstufe, die in diesem Fall von ihnen ihrem Bedarf entsprechend definiert werden sollte. Die entsprechenden Einzelheiten sollten in den Technischen Anhang aufgenommen werden.

EDI ist v.a. durch eine erhöhte Zuverlässigkeit aufgrund einer Verringerung von Fehlern, eines schnelleren und präziseren Informationsflusses und durch eine erhöhte Automatisierung der Datenverarbeitung gekennzeichnet. Bestätigungen tragen zur Zuverlässigkeit und Präzision von EDI bei. In diesem Zusammenhang sind Fristen von entscheidender Bedeutung.

Die Bedeutung der Frist für die Übertragung der Bestätigung ergibt sich daraus, dass erst gemäß der EDI-Nachricht gehandelt werden kann und damit die vertraglichen Pflichten erfüllt werden können, nachdem die Bestätigung, falls gefordert, gesendet wurde.

Im EDI-Umfeld gilt ein Arbeitstag als angemessene Frist. Einsatzsynchrones Management (JIT-Management) oder andere Prioritäten können jedoch einen strengeren Zeitplan erforderlich machen, oder die Frist erscheint ungeeignet oder unpraktisch und es bedarf möglicherweise einer Verlängerung. In diesem Fall sollten die Parteien die Frist entsprechend anpassen und die EDI-Vereinbarung ihren eigenen Absprachen gemäß schließen.

Die Empfangsbestätigung einer EDI-Nachricht ist Aufgabe des Empfängers, der erst dann auf eine zu bestätigende Nachricht reagieren sollte, wenn die Bestätigung gesendet wurde.

Wenn der Sender einer EDI-Nachricht, der eine Bestätigung angefordert hat, diese nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist empfängt, kann er davon ausgehen, dass es ein Problem mit der Nachricht gab oder der Empfänger sie nicht behandeln kann oder will. Der Sender kann dann diese Nachricht als nichtig betrachten, vorausgesetzt, er teilt dies dem Empfänger mit. Die letztere Bedingung ist v.a. dann sinnvoll, wenn bei der Übertragung der Bestätigung ein Problem aufgetreten ist. Die Fristen sind auch hier von entscheidender Bedeutung.

Alternativ dazu können die Parteien eine Wiederherstellungsprozedur für den Fall festlegen, dass technische Probleme aufgetreten sind. Der Sender einer EDI-Nachricht, die eine Bestätigung erfordert, kann eine Wiederherstellungsprozedur einleiten, wenn er die Bestätigung nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist empfängt. Die Einzelheiten einer solchen Prozedur sollten im Technischen Anhang festgelegt werden.

Es muss ein hinreichendes Sicherheitsniveau der Nachrichten gewährleistet werden, um Gefahren zu vermeiden, die mit dem Austausch von Nachrichten über EDI verbunden sein können. Das Sicherheitsniveau richtet sich nach der Bedeutung der Transaktionen oder Nachrichten.

Die Überprüfung des Ursprungs und der Integrität sind für jede EDI-Nachricht obligatorisch, da sie ein Minimum an Sicherheit darstellen. Den Parteien wird jedoch dringend empfohlen, bei Bedarf zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu vereinbaren, deren Grad sich zweifellos nach der Bedeutung des Nachrichtengegenstands und der möglichen Haftung bei erfolglosem Nachrichtenaustausch richten wird.

In den UN/EDIFACT-Verzeichnissen und -Leitlinien sind Kontrollmaßnahmen vorgesehen, wie spezielle Prüfungen, Empfangsbestätigung, Kontrollzählung, Referenznummer, Identifikation usw. Möglicherweise sind komplexere Kontrollmaßnahmen erforderlich, insbes. bei wichtigen Transaktionen. Dazu gehören z.B. die Verwendung bestimmter Nachrichten zur Erhöhung der Sicherheit, wie sie von Sicherheitsexperten empfohlen wird, oder andere verfügbare Sicherheitsmaßnahmen bzw. -verfahren, z.B. digitale Unterschriften.

Die zwischen den Parteien zur Gewährleistung des erforderlichen Sicherheitsniveaus zu verwendenden Sicherheitsmaßnahmen, -verfahren und -spezifikationen sowie Nachrichten sollten im Technischen Anhang detailliert festgelegt werden.

Für die elektronische Übermittlung einer Rechnung können die oben dargestellten Verfahren – qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren – angewendet werden. Ohne eines dieser Verfahren übermittelte Rechnungen sind trotzdem Rechnungen i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auf andere Weise nachgewiesen werden.

2.5. Echtheit und Unversehrtheit bei besonderen Formen der Rechnungsstellung

Die vorgenannten Grundsätze (Abschn. 14.4 Abs. 1 bis 9 UStAE) gelten entsprechend für

• Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG),

• Rechnungen, die im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG) sowie

• Anzahlungsrechnungen (§ 14 Abs. 5 UStG).

Wird eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Gutschriftempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 4 bis 6 UStAE verpflichtet. Der Dritte ist nach § 93 ff. AO verpflichtet, dem FA die Prüfung des Verfahrens durch Erteilung von Auskünften und Vorlage von Unterlagen in seinen Räumen zu gestatten. Der Empfänger einer elektronischen Rechnung, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, kann die ihm nach den GDPdU vorgeschriebenen Prüfungsschritte auch auf einen Dritten übertragen. Dies gilt insbesondere für die entsprechende Prüfung einer elektronischen Rechnung in Form einer Gutschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (Abschn. 14.4 Abs. 10 UStAE).

2.6. Besonderheiten bei Fahrausweisen

Bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) ist es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt. Dies gilt auch für Fahrkarten, die mittels (Touch&Travel) Handy-App von Regionalen Verkehrsverbünden/Bahn gekauft werden (Kauf insbesondere von Einzelfahrkarten für den ÖPN, die mit dem Handy gebucht und bezahlt werden. Hierzu wird eine Webrechnung ausgestellt (Abschn. 14.4 Abs. 11 UStAE).

2.7. Auswirkung der elektronischen Rechnungsstellung auf die Umsatzsteuer-Nachschau

Aufgrund der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ist zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle § 27b Abs. 2 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1.11.2011 (BGBl I 2011, 2131) ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass bei den der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalten der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 27b Abs. 2 Satz 2 UStG); es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt. Soweit dies für die Feststellung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen (s.a. BMF vom 2.7.2012, BStBl I 2012, 726 und Abschn. 27b.1 Abs. 5 UStAE). Zum Datenträgerzugriff s.a. die Rz. 158 ff. der GoBD (BMF vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269).

2.8. Doppelte Rechnungen

Es wird nicht auszuschließen sein, dass Rechnungen vorab als E-Mail und im Nachgang nochmals gesondert auf dem Postweg oder versehentlich mehrmals per E-Mail übermittelt werden. Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG (vgl. Abschn. 14c.1 Abs. 4 Satz 5 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden (s.a. Abschn. 14c.1 Abs. 4 Satz 6 und 7 UStAE).

2.9. Zusammenfassung

2.9.1. Betroffene der elektronischen Rechnungsübermittlung

Im Frage-Antwort-Katalog des BMF (Pressemitteilung vom 26.7.2011, LEXinform 0436731) gibt das BMF Antworten auf Fragen zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung.

Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 4.4.2017 (BGBl I 2017, 770) wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Die Umsetzung erfolgt schrittweise: Die obersten Bundesbehörden, also z.B. die Bundesministerien und Verfassungsorgane sind zunächst verpflichtet, ab 27.11.2018 elektronische Rechnungen zu empfangen. Zum 27.11.2019 folgt die o.g. Verpflichtung auch für nachgelagerte Behörden auf Bundesebene (subzentrale öffentliche Auftraggeber nach § 2 Abs. 6 E-Rech-VO). Ab dem 27.11.2020 gilt dann für Lieferanten des Bundes die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form. Bereits im April 2020 müssen die Bundesländer ebenfalls die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben.

2.9.2. Abgrenzung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung

§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG enthält erstmals eine Definition der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt als Papierrechnung.

Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.

2.9.3. Voraussetzungen für die Anerkennung von Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke

Papier- und elektronische Rechnungen sollen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.

2.9.4. Zulässige Verfahren für die elektronische Übermittlung von Rechnungen

Die Regelung der elektronischen Rechnungsstellung ist technologieneutral ausgestaltet. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Elektronische Rechnungen können daher in ganz unterschiedlichen Formen den Empfänger erreichen: als E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Signatur nicht vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann. Rechnungen können auch mittels ZUGFeRD-Rechnungsformat übertragen werden.

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.

Durch Beschluss des IT-Planungsrates wird es für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland nur einen maßgeblichen Standard geben (X-Rechnung, Version 2.3.0; s. Bekanntmachung vom 8.2.2023, BAnz AT 28.2.2023 B1). Informationen zur X-Rechnung (Version X-Rechnung 2.3.0) enthält die Anlage zum BAnz AT 28.2.2023, B1 als PDF-Datei.

2.9.5. Innerbetriebliches Kontrollverfahren i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ist erforderlich, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Es müssen hierfür keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht.

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich um ein »technisches« oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können »innerbetriebliche Kontrollverfahren« zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen. Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht.

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Beispiel einer Checkliste für das innerbetriebliche Kontrollverfahren:

2.9.6. Besonderheiten zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren:

• ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,

• alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren (vgl. § 147 Abs. 2 AO und Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984 (BStBl I 1984, 155) und den diesem Schreiben beigefügten »Mikrofilm-Grundsätzen« sowie den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269) entsprechen.

Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel zehn Jahre. Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z.B. eine empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig. Außerdem würde sie einen Medienbruch darstellen, zusätzliche Kontrollen notwendig machen und zudem zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen.

Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, können hingegen selbst entscheiden, wie sie die Rechnung aufbewahren möchten.

3. Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung durch das Wachstumschancengesetz

3.1. Allgemeines

Mit Art. 23 Nr. 1 i.V.m. Art 35 Abs. 8 des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024 (BGBl I 2024, Nr. 108) wird in § 14 Abs. 1 und 2 i.V.m. § 27 Abs. 38 UStG die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ab 1.1.2025 eingeführt. Wegen des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen hat der Gesetzgeber in § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Bisher ist in § 14 UStG der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer E-Rechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich (s.o.).

Die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ist Voraussetzung für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem). Durch die Einführung der obligatorischen Verwendung der E-Rechnung soll das Verfahren für die Unternehmer zeitlich entzerrt werden sowie die Nutzung der bestehenden Möglichkeiten der Digitalisierung in der Wirtschaft gefördert werden (s.o. den am 8.12.2022 vorgestellten Richtlinienvorschlag »VAT in the Digital Age (ViDA)« der EU-Kommission unter dem Gliederungspunkt 1.2 »Geplante EU-Regelungen ab 1.1.2028«).

Die obligatorische E-Rechnung wird daher bereits jetzt im Vorgriff auf die Einführung des vorgenannten Meldesystems eingeführt. Zum einen können dadurch Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung schon frühzeitig nutzen. Zum anderen können durch eine getrennte Einführung von obligatorischer E-Rechnung und Meldesystem die hierfür jeweils erforderlichen technischen und organisatorischen Umstellungsarbeiten zeitlich entzerrt werden, was einer übermäßigen Belastung aller Beteiligten in der Wirtschaft und der Verwaltung entgegenwirkt (BT-Drs. 20/8628, 204).

Der Rat hat die Bundesrepublik Deutschland auf Grundlage von Art. 395 MwStSystRL ermächtigt, die Verwendung elektronischer Rechnungen, die von im Hoheitsgebiet Deutschlands ansässigen Stpfl. ausgestellt wurden, nicht von einer Zustimmung des im deutschen Hoheitsgebiet ansässigen Rechnungsempfängers abhängig zu machen (ABl L 188 vom 27.7.2023, S. 42). Auf dieser Grundlage kann eine obligatorische E-Rechnung für inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich eingeführt werden. In Umsetzung dieser Ermächtigung werden im Inland ansässige Unternehmer für ihre steuerbaren und stpfl. Umsätze zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden. Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen (s.a. Schuster, Aufsatz vom 1.3.2024, LEXinform 0933314).

3.2. Rechnungsbegriffe

3.2.1. Allgemeine Definition

Unverändert geblieben ist die allgemeine Definition einer Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG. Danach ist Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG n.F. kann eine Rechnung

• als elektronische Rechnung oder

• vorbehaltlich des § 14 Abs. 2 UStG n.F. als »sonstige Rechnung«

übermittelt werden.

3.2.2. Definition der elektronischen Rechnung

In § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. wird die elektronische Rechnung neu definiert. Nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, gilt als elektronische Rechnung.

Wichtig:

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.F. regelt in den Nr. 1 und 2 die Voraussetzungen des strukturierten elektronischen Formats.

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung

1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 (ABl L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931) oder

2. kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nr. 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Mit Schreiben vom 2.10.2023 (LEXinform 7013694) an die Verbände teilt das BMF mit, dass aus Sicht der Finanzverwaltung insbes. sowohl eine Rechnung nach dem X-Standard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grds. eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2024 (ABl L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entspricht.

Hinweis:

Das BMF weist in seinem Schreiben vom 2.10.2023 (LEXinform 7013694) an die Verbände darauf hin, dass ab der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei einem hybriden Format entgegen Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE der strukturierte Teil der führende sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Hintergrund ist, dass nach der derzeitigen Verwaltungsauffassung das Merkmal »Lesbarkeit« (vgl. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) erfordert, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist. Strukturierte elektronische Formate sind daher erst nach einer Konvertierung in diesem Sinne »lesbar«. Dies bedeutet auch, dass bei einem hybriden Format (z.B. ZUGFeRD) im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil der letztere Teil vorgeht. Dieses Verhältnis ist ab der Einführung der obligatorischen E-Rechnung umzukehren, sodass dann der strukturierte Teil entscheidend sein wird. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats ändert dies aber nichts.

In dem neu angefügten Satz 2 des § 14 Abs. 6 UStG wird eine Verordnungsermächtigung aufgenommen, um mögliche Änderungen der MwStSystRL hinsichtlich der Anforderungen an eine elektronische Rechnung und Anpassungen des CEN-Formats EN 16931 auch im Hinblick auf das zukünftige Meldesystem kurzfristig umsetzen zu können. Danach kann das Bundesministerium der Finanzen mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen.

3.2.3. Definition der sonstigen Rechnung

In § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG n.F. wird die »sonstige Rechnung« definiert. Eine »sonstige Rechnung« ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

3.2.4. Überblick über die Rechnungsarten

Auf der Homepage des FeRD (www.ferd-net.de) sind unter FAQs (Frequently Asked Questions) Antworten zu den allgemeinen Fragen zur E-Rechnung.

Eine Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen zunächst digitalisiert (z.B. Scan, digitales Foto) und anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme (z.B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden. Es handelt sich somit um eine »sonstige Rechnung« i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.

Eine PDF-Rechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, jedoch keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen manuell oder über zusätzliche Systeme (z.B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übernommen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate können ebenfalls eine bildhaft repräsentierte Rechnung darstellen, z.B. .tif, .jpeg, .docx. Es handelt sich somit um eine »sonstige Rechnung« i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.

ZUGFeRD in seiner hybriden Ausprägung trägt die Endung .pdf und ist damit formal gesehen eine unstrukturierte Datei. Da jedoch im pdf-Rechnungsdokument strukturierte XML-Rechnungsdaten zur automatischen und elektronischen Weiterverarbeitung eingebettet sind, handelt es sich um eine Kombination aus einer unstrukturierten und einer strukturierten Datenrepräsentanz des Sachverhalts. Es handelt sich um eine E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.

Eine »echte« elektronische Rechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format repräsentierte Rechnung, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

3.3. Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung

Bisher war in § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG durch die erforderliche Zustimmung des Empfängers bei Verwendung einer E-Rechnung ein Vorrang der Papierrechnung geregelt. Dieser Vorrang der Papierrechnung (neuer Begriff: »sonstige Rechnung«) entfällt.

Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG n.F. bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n.F.) besteht.

An den grundsätzlichen Regelungen der Rechnungsstellung nach § 14 Abs. 2 UStG a.F. ändert sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nichts, auch wenn der Gesetzestext angepasst wird. Wie bisher (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 UStG a.F.) ist der Unternehmer berechtigt, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG n.F.). Wie bisher (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 Satz 2 UStG a.F.) ist der Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zur Rechnungstellung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 3 UStG n.F.).

Neu ist dagegen, dass der Unternehmer in den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n.F. zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet ist.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung ist unter den folgenden Voraussetzungen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n.F. gegeben:

• der Umsatz ist nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei;

• der Unternehmer führt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus (B2B-Umsätze);

• der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger sind im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig.

  Ein im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n.F.).

Unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG ist der inländische Unternehmer verpflichtet, eine E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG n.F. (s.o.) an einen anderen inländischen Unternehmer (inländische B2B-Umsätze) auszustellen.

Hinweis:

3.4. Übergangsregelungen

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025 (Art. 35 Abs. 8 des Wachstumschancengesetzes). In § 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3 UStG n.F. hat der Gesetzgeber folgende Übergangsregelungen vorgesehen:

1. Für in den Kj. 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze:

   Bis zum 31.12.2026 darf statt einer E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.F. auch eine »sonstige Rechnung« auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF) ausgestellt werden.

   Bei Ausstellung einer »sonstigen Rechnung« in einem elektronischen Format bedarf es jedoch der Zustimmung des Empfängers.

2. Für im Kj. 2027 ausgeführte inländische B2B-Umsätze:

   Bis zum 31.12.2027 gilt die Regelung in der Nr. 1 für Rechnungen, die von Unternehmern mit einem Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kj. bis zu 800 000 € ausgestellt werden. Damit sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.

3. Für in den Kj. 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze:

   Bis zum 31.12.2027 kann statt einer E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.F. auch eine »sonstige Rechnung« in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels des elektronischen Datenaustauschs nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl L 338 vom 28.12.1994, S. 98, EDI-Verfahren) übermittelt wird. Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers (s.o. den Gliederungspunkt 2.4.3 »Das EDI-Verfahren«).

   Die Regelung in der Nr. 3 gilt auch für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kj. die Grenze in der Nr. 2 überschritten hat.

Ab dem Kj. 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten.

3.5. Verwendung einer »sonstigen Rechnung«

In den folgenden Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist der Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Die Verwendung einer »sonstigen Rechnung« bleibt dann aber weiterhin möglich:

• in den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG:

  für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist;

• in den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG:

  für eine stpfl. Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Endverbraucher (B2C-Umsätze).

3.6. Die Neufassung des § 14 Abs. 3 UStG

In § 14 Abs. 3 UStG werden die Regelungen zur Echtheit der Herkunft, zur Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit einer Rechnung zusammengefasst. Bislang waren diese in den Abs. 1 und 3 geregelt. S. dazu die Kommentierungen zu den Gliederungspunkten 2.2 »Die Regelung des § 14 Abs. 1 UStG« sowie 2.4 »Die Regelung des § 14 Abs. 3 UStG«.

3.7. Besonderheiten beim Rechnungsempfänger

3.7.1. Rechnungsempfänger ist inländischer Unternehmer

Für inländische B2B-Umsätze gilt grds. ab 1.1.2025 die elektronische Rechnungspflicht gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Alt. 2 UStG. Anders als bisher ist die E-Rechnungstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft (s. § 14 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 2 UStG n.F.).

Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG (s.o.) nicht in Anspruch, muss der inländische unternehmerische Rechnungsempfänger ab 1.1.2025 in der Lage sein, die E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (s.a. das BMF vom 2.10.2023 an die Verbände, LEXinform 7013694, letzter Absatz).

Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG in Anspruch, so erteilt er keine E-Rechnungen, sondern »sonstige Rechnungen«. Der Rechnungsausteller kann weiterhin bis zum 31.12.2027 unter den Voraussetzungen des § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG

• Papierrechnungen erteilen. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür nicht erforderlich;

• Rechnungen in einem elektronischen Format erteilen, das nicht den neuen Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.F. entspricht (sonstige Rechnung). Voraussetzung hierfür ist aber, dass der Rechnungsempfänger der Übermittlung der »sonstigen Rechnung« in einem elektronischen Format zugestimmt hat.

Beachte:

3.7.2. Rechnungsempfänger ist ausländischer Unternehmer

Da keine Verpflichtung zur E-Rechnungstellung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n.F. besteht, kann der Rechnungsaussteller die Rechnung als E-Rechnung oder als »sonstige Rechnung« übermitteln. Die Übermittlung einer E-Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 2 Satz 5 Halbsatz 1 UStG).

3.7.3. Rechnungsempfänger ist Endverbraucher

Grds. besteht in diesen Fällen keine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG).

Eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung an Endverbraucher besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG nur für stpfl. Werklieferungen oder für sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Der Rechnungsaussteller kann die Rechnung als E-Rechnung oder als »sonstige Rechnung« übermitteln. Die Übermittlung einer E-Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 2 Satz 5 Halbsatz 1 UStG).

3.8. Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen

Durch Art. 24 Nr. 1 und 2 des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024 (BGBl I 2024, Nr. 108) werden die §§ 33 und 34 Abs. 1 UStDV um jeweils einen klarstellenden Satz ergänzt. Danach können eine Kleinbetragsrechnung oder ein Fahrausweis abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als »sonstige Rechnung« i.S.v. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG übermittelt werden.

4. Literaturhinweise

Huschens, Elektronische Übermittlung von Rechnungen, NWB 2012, 2684; Trinks u.a., Umsatzsteuerrisiko bei mehrmaliger Rechnungsübermittlung, NWB 2012, 2532; Korf, Elektronische Signatur als Rechnungs- oder bloßes Übermittlungselement, UR 2013, 183; Klenk, Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel der E-Rechnung, NWB 25/2019, 1831.

5. Verwandte Lexikonartikel

→ Rechnung

 

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