Identifikationsmerkmal

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Verfahren
3 Speicherung, Löschen, technische und organisatorische Einzelheiten
4 Benachrichtigung des Steuerpflichtigen
5 Gespeicherte Daten
5.1 Natürliche Personen
5.1.1 Nicht wirtschaftlich tätige natürliche Personen
5.1.2 Wirtschaftlich tätige natürliche Personen
5.2 Juristische Personen
5.3 Personenvereinigungen
6 Neuerungen
6.1 ID-Nr. bei außergewöhnlichen Belastungen
6.2 ID und LSt-Abzugsverfahren
6.3 ID-Nr. bei Unterhaltszahlungen an geschiedene Ehegatten i.F.d. fiktiven unbeschränkten Steuerpflicht
6.4 Bußgeldtatbestand
6.5 ID-Nr. bei Personen, die keine Steuerpflichtigen sind
6.6 Staatsangehörigkeit und letzter Verwaltungskontakt
7 Verwandte Lexikonartikel

1. Allgemeines

2003 wurde in den §§ 139a bis 139d AO ein bundeseinheitliches Identifikationsmerkmal geschaffen, das die (lokal zugeteilte und nicht zwingend dauerhafte) Steuernummer ersetzen und lebenslang erhalten bleiben soll. Zweck ist eine »eindeutige Identifizierung in Besteuerungsverfahren«, nach aktuellen Bestrebungen auch darüber hinaus. Die lokalen Steuernummern können diesen Zweck nicht gewährleisten, da diese etwa bei Umzügen Änderungen unterworfen sind. Die Zuständigkeit für die Vergabe und Verwaltung des Identifikationsmerkmals liegt beim BZSt (§ 22 Nr. 5 FVG). Perspektivisch sollen die länderspezifischen Steuernummern sowie das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal (vgl. § 41b Abs. 2 EStG) ersetzt werden. Im Zuge der Vergabe sollen die dezentral geführten Melderegister bundesweit konsolidiert werden, BT-Drs. 15/5974 vom 5.9.2005, 5.

Mit dem Identifikationsmerkmal stehen den Finanzbehörden bessere Kontrollmöglichkeiten etwa bei der Aufdeckung von Steuerzuwiderhandlungen zur Verfügung. Darüber hinaus stellt es neben dem Kontenabrufverfahren nach § 93 Abs. 7 und 8 AO oder den Rentenbezugsmitteilungen nach § 22a EStG ein weiteres Kontrollinstrument dar und dient, im Rahmen des Zulässigen, dem Informationsaustausch der Finanzverwaltung mit Sozialbehörden, um Leistungsmissbrauch zu bekämpfen. So werden die Daten gem. § 139b Abs. 3 AO mittlerweile auch für den Bereich der Rentenbezüge verwendet und können dafür vom BZSt gespeichert werden. Die Vorschrift wurde im Zusammenhang mit der Einführung einer Grundrente ergänzt, sodass Identifikationsnummer sowie Tag und Ort der Geburt zum Zweck der Einkommensanrechnung beim Zuschlag an Entgeltpunkten für langjährige Versicherung (sog. Grundrente) gem. § 97a SGB VI gespeichert und von den Rentenversicherungsträgern verarbeitet werden können. Weiterhin wurden die Verwendungsmöglichkeiten für die Daten dergestalt ausgeweitet, dass mit Wirkung zum 18.2.2021 nach § 139b Abs. 4b AO Angaben auch für Zwecke der Digitalen Rentenübersicht gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Die Speicherung und Verwendung der Daten für Familienleistungen ist zum 10.12.2020 durch Einfügung von § 139b Abs. 4a AO und Anpassung von § 139b Abs. 5 Satz 1 ermöglicht worden. Dieses Gesetz bezweckt, die Beantragung von Familienleistungen wie Elterngeld zu entbürokratisieren und die Antragstellung mit Anträgen auf weitere Leistungen zusammenzuführen. Somit dürfen Daten, die den Finanzbehörden vorliegen, für eine Identifizierung und Authentifizierung in den Nutzerkonten nach dem Onlinezugangsgesetz verwendet werden, BT-Drs. 19/21987, 1.

Das Identifikationsmerkmal soll zunehmend für Verwaltungsverfahren nutzbar gemacht werden. Der Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2022 sieht die Schaffung einer Rechtsgrundlage zum Aufbau eines direkten Auszahlungsweges für öffentliche Leistungen (geplantes »Klimageld«) unter Nutzung der steuerlichen Identifikationsnummer gemäß § 139b AO vor, vgl. RegEntwurf vom 14.9.2022.

Ohnehin wurde der Zweck des Identifikationsmerkmals zwischenzeitlich auf eine Identifizierung auch »in Verwaltungsverfahren« ausgeweitet. Mit dem am 6.4.2021 verkündeten – aber noch nicht in Kraft getretenen – Registermodernisierungsgesetz hat der Gesetzgeber den Weg bereitet, um für die öffentliche Verwaltung insgesamt eine Identifikationsnummer einzuführen. Hierzu soll auf die Strukturen der Identifikationsnummer nach § 139b AO aufgesetzt und diese um die für ein registerübergreifendes Identitätsmanagement notwendigen Elemente ergänzt werden. Damit soll auch die Grundlage für einen kosteneffizienten Zensus ohne die bislang erforderlichen Befragungen geschaffen werden, vgl. BT-Drs. 19/24226 vom 11.11.2020, 2. Die Aufzählung der in den Blick genommenen Verwaltungsregister findet sich in der Anlage zum Identifikationsnummerngesetz (IdNrG) vom 28.3.2021 (BGBl I 2021, 591 (596)) und umfasst 50 Einzelregister, unter anderem Melde-, Personenstands-, Pass- und Personalausweisregister, Bundeszentralregister, Ausländerzentralregister, Datenstellen und Konten der Sozialversicherungsträger, Fahrzeugregister und Fahrerlaubnisregister, Handwerksrolle sowie Gewerbezentralregister, BT-Drs. 19/24226, 19. Bisher ausdrücklich nicht einbezogen sind das Schuldnerverzeichnis oder das Rechtsdienstleistungsregister, da es sich um öffentlich einsehbare reine Auskunftsregister handele und diese keinen Verwaltungsverfahren dienten. Das Liegenschaftskataster wurde wegen der insoweit den Bundesländern zustehenden Gesetzgebungskompetenz nicht mehr berücksichtigt, BT-Drs. 19/24226, 116 f.

Durch eine Auskunftssperre (§ 139b Abs. 3 Nr. 12 AO) soll sichergestellt werden, dass das BZSt bestehende melderechtliche Übermittlungssperren beachtet, beispielsweise wenn dem Betroffenen oder einer anderen Person durch die Auskunft eine Gefahr für Leben, Gesundheit, persönliche Freiheit oder ähnlich schutzwürdige Interessen erwachsen kann, BT-Drs. 16/6290, 81.

Für Zwecke des registerübergreifenden Identitätsmanagements und zum Datenabgleich zwischen vielen verschiedenen Registern der öffentlichen Verwaltung knüpft das neue Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) an das Ordnungsmerkmal i.S.v. § 139b AO an.

Für das Inkrafttreten dieser Rechtsänderungen ist ein abgestuftes Verfahren vorgesehen. Zunächst müssen die technischen Voraussetzungen für die Datenübermittlung zwischen der Registermodernisierungsbehörde und dem BZSt geschaffen werden. Das BMI ist ermächtigt, im Einvernehmen mit dem BMF Einzelheiten durch Rechtsverordnung zu bestimmen, vgl. § 12 Abs. 2 IDNrG. Somit treten in Schritt eins die Vorschriften des neuen Identifikationsnummerngesetzes und des geänderten Onlinezugangsgesetzes dann in Kraft, wenn das BMI im Bundesgesetzblatt bekannt gibt, dass insoweit die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Anschließend kann in Schritt zwei gemäß Art. 22 Satz 3 RegMoG die Änderung an den §§ 139a ff. AO in Kraft treten, sobald das BMI im Bundesgesetzblatt bekannt gibt, dass die technischen Voraussetzungen für die entsprechende erweiterte Verarbeitung der Identifikationsnummer nach § 139b AO vorliegen.

2. Verfahren

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) teilt jedem Stpfl. zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungsverfahren ein einheitliches und dauerhaftes Identifikationsmerkmal zu (§ 139a Abs. 1 AO), das bei Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen gegenüber Finanzbehörden anzugeben ist. Natürliche Personen erhalten eine Identifikationsnummer (IdNr.; § 139b AO), wirtschaftlich Tätige eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.; § 139c AO). Wirtschaftlich Tätige sind (§ 139a Abs. 3 AO):

1. natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,

2. juristische Personen,

3. Personenvereinigungen.

Die W-IdNr. wird auf Anforderung des zuständigen FA vergeben (§ 139c Abs. 1 AO). Sie beginnt mit den Buchstaben »DE«.

Die Vergabe der W-IdNr. hängt sachlich und zeitlich von der Vergabe der IdNr. ab, d.h. zunächst wird allen natürlichen Personen eine IdNr. zugewiesen und erst daran anschließend erfolgt die Vergabe der W-IdNr. Einzelkaufleute und Freiberufler werden also neben ihrer IdNr. zusätzlich eine W-IdNr. erhalten, sodass der berufliche Bereich von der privaten Sphäre getrennt wird. Perspektivisch soll die W-IdNr. in Zukunft die Funktion der USt-IdNr. übernehmen, weswegen diese nicht nur aus Ziffern besteht, sondern mit der Buchstabenfolge DE beginnt. Anders als bei der IdNr. gem. § 139b AO können einer natürlichen Person eine oder mehrere W-IdNrn. zugeteilt werden.

Die IdNr. wird auf Grund von Daten der Meldebehörden vergeben, bei denen alle Einwohner registriert sind. 2007 haben die Meldebehörden damit begonnen, die für die Vergabe der IdNr. erforderlichen Daten an das BZSt zu übermitteln (§ 3 der Verordnung zur Vergabe steuerlicher Identifikationsnummern – Steueridentifikationsnummernverordnung – StIdV – vom 28.11.2006, BGBl I 2006, 2726, geändert durch VO vom 26.6.2007, BGBl I 2007, 1185). Da jeder Einwohner nur eine einzige IdNr. erhalten darf, sind Daten abzugleichen und bereinigen. Künftig sollen Meldebehörden vor der ersten Datenlieferung an das Bundeszentralamt für Steuern durch ein maschinelles Abrufverfahren (MAV) prüfen können, ob einer fraglichen Person – anders als angegeben – bereits ein Identifikationsmerkmal zugeteilt worden ist. Dies optimiert das Verfahren, sodass ein und derselben Person nur einmalig ein Identifikationsmerkmal zugeteilt werden kann.

Die IdNr. besteht aus elf Ziffern, die nicht aus anderen Daten über den Stpfl. gebildet oder abgeleitet wurden. Die 11. Ziffer ist eine Prüfziffer (s. § 139a Abs. 1 AO; § 1 StIdV). Sie wird ohne Trennstriche in dreistelligen Kolonnen von hinten beginnend dargestellt (Bsp.: 12 345 678 901).

Die IdNr. wird auch an Neugeborene vergeben, da natürliche Personen ab der Geburt einkommensteuerpflichtig sind, was beispielsweise bei Kapitalerträgen praxisrelevant wird.

Die IdNr. ändert sich ein Leben lang nicht. So wird die eindeutige Identifizierung eines Stpfl. jederzeit möglich.

Die Einführung der IdNr. diente der Modernisierung des aus den zwanziger Jahren des letzten Jahrhunderts stammenden Lohnsteuerverfahrens sowie die Besteuerung der Alterseinkünfte mit Hilfe des Rentenbezugsmitteilungsverfahrens. Zudem wurde die Einführung der digitalen Steuererklärung jedenfalls vereinfacht.

Zukünftig wird die Vergabe mehrerer Steuernummern (unter anderem bei Sitzverlegung oder Umzug) entbehrlich. Allerdings werden für bestimmte Einzelsteuerarten (etwa Erbschaftsteuer, Kfz-Steuer oder Grunderwerbsteuer) zunächst noch gesonderte Ordnungsmerkmale erforderlich sein.

3. Speicherung, Löschen, technische und organisatorische Einzelheiten

Gem. § 139d AO sind organisatorische und technische Einzelheiten im Zusammenhang mit Vergabe und Verwaltung des Identifikationsmerkmals durch Rechtsverordnung zu regeln, was durch die Steueridentifikationsnummerverordnung (StIdV) vom 28.11.2006 (BGBl I 2006, 2726, zuletzt geändert durch VO vom 18.7.2016, BGBl I 2016, 1722) erfolgte. Die Regelungen in der StIdV beziehen sich bislang lediglich auf die Steuer-IdNr. gem. § 139b AO, nicht jedoch auf die Wirtschafts-IdNr. gem. § 139cAO. Die Regelungen betreffen die Wahrung des Steuergeheimnisses, Einzelheiten zur Vergabe, zu Speicherfristen und zur Löschung der Identifikationsmerkmale sowie die Datenübermittlung zwischen BZSt und örtlichen Meldebehörden.

Die beim BZSt gespeicherten Daten sowie die IdNr. sind zu löschen, wenn sie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Finanzbehörden nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch 20 Jahre nach Ablauf des Kj., in dem der Stpfl. verstorben ist (§ 4 StIdV).

Bei den beim BZSt gespeicherten Daten handelt es sich um Stammdaten, die nicht nur für einen Besteuerungszeitraum oder Besteuerungszeitpunkt von Bedeutung sind. Eine eindeutige Identifizierung eines Stpfl. ist so lange erforderlich, wie die Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis noch nicht erloschen sind (vgl. § 47 AO). Die Löschung der Daten zu einem bestimmten Stichtag nach Beendigung der Steuerpflicht ist nicht möglich, da sich die Verjährungsfristen der Abgabenordnung in jedem einzelnen Steuerfall und von Steuerart zu Steuerart unterscheiden (→ Verjährung). Dabei ist unter anderem zu berücksichtigen, dass die im Regelfall vierjährige Festsetzungsfrist beim Vorliegen einer leichtfertigen Steuerverkürzung fünf und im Falle einer Steuerhinterziehung zehn Jahre beträgt (§ 169 Abs. 2 AO). Zudem kann das Fristende durch verschiedene An- und Ablaufhemmungen hinausgeschoben werden (§§ 170, 171 AO). Auch noch Jahre nach dem Tod eines Stpfl. können die Daten zur Erfüllung der den Finanzbehörden obliegenden Aufgaben erforderlich sein, da das Besteuerungsverfahren gegenüber den Erben oder Gesamtrechtsnachfolgern fortzusetzen und abzuschließen ist.

4. Benachrichtigung des Steuerpflichtigen

Der Bürger ist über die Zuteilung der IdNr. nach § 139a Abs. 1 Satz 4 AO unverzüglich zu unterrichten. Dies erfolgt schriftlich durch einen Brief des BZSt mit der IdNr. und den dazu gespeicherten Daten (§ 6 StIdV).

5. Gespeicherte Daten

5.1. Natürliche Personen

5.1.1. Nicht wirtschaftlich tätige natürliche Personen

Nach § 139b Abs. 3 AO speichert das BZSt für natürliche Personen folgende Daten:

1. Identifikationsnummer,

2. Wirtschafts-Identifikationsnummern,

3. Familienname,

4. frühere Namen,

5. Vornamen,

6. Doktorgrad,

7. aufgehoben

8. Tag und Ort der Geburt,

9. Geschlecht,

10. gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift,

11. zuständige Finanzbehörden,

12. Auskunftssperren nach dem Bundesmeldegesetz,

13. Sterbetag,

14. Tag des Ein- und Auszugs.

    [ab Inkrafttreten des RegModG zusätzlich:

15. Staatsangehörigkeiten sowie

16. Datum des letzten Verwaltungskontakts (Monat, Jahr).]

5.1.2. Wirtschaftlich tätige natürliche Personen

Das BZSt speichert zu natürlichen Personen, die wirtschaftlich tätig sind, folgende Daten (§ 139c Abs. 3 AO):

1. Wirtschafts-Identifikationsnummer,

2. Identifikationsnummer,

3. Firma (§§ 17 ff. HGB) oder Name des Unternehmens,

4. frühere Firmennamen oder Namen des Unternehmens,

5. Rechtsform,

6. Wirtschaftszweignummer,

7. amtlicher Gemeindeschlüssel,

8. Anschrift des Unternehmens, Firmensitz,

9. Handelsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),

10. Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,

11. Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,

12. zuständige Finanzbehörden,

13. Unterscheidungsmerkmale nach Abs. 5a (angef. m.W.v. 31.12.2014 durch Gesetz vom 22.12.2014, BGBl I 2014, 2417),

14. Angaben zu verbundenen Unternehmen (angef. m.W.v. 31.12.2014 durch Gesetz vom 22.12.2014, BGBl I 2014, 2417).

5.2. Juristische Personen

Das BZSt speichert zu juristischen Personen folgende Daten (§ 139c Abs. 4 AO):

1. Wirtschafts-Identifikationsnummer,

2. Identifikationsmerkmale der gesetzlichen Vertreter,

3. Firma (§§ 17 ff. HGB),

4. frühere Firmennamen,

5. Rechtsform,

6. Wirtschaftszweignummer,

7. amtlicher Gemeindeschlüssel,

8. Sitz gem. § 11 AO, insbesondere Ort der Geschäftsleitung,

9. Datum des Gründungsaktes,

10. Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),

11. Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,

12. Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,

13. Zeitpunkt der Auflösung,

14. Datum der Löschung im Register,

15. verbundene Unternehmen,

16. zuständige Finanzbehörden,

17. Unterscheidungsmerkmale nach Abs. 5a (angef. m.W.v. 31.12.2014 durch Gesetz vom 22.12.2014, BGBl I 2014, 2417).

5.3. Personenvereinigungen

Das BZSt speichert zu Personenvereinigungen folgende Daten (§ 139c Abs. 5 AO):

1. Wirtschafts-Identifikationsnummer,

2. Identifikationsmerkmale der gesetzlichen Vertreter,

3. Identifikationsmerkmale der Beteiligten,

4. Firma (§§ 17 ff. HGB) oder Name der Personenvereinigung,

5. frühere Firmennamen oder Namen der Personenvereinigung,

6. Rechtsform,

7. Wirtschaftszweignummer,

8. amtlicher Gemeindeschlüssel,

9. Sitz gem. § 11 AO, insbesondere Ort der Geschäftsleitung,

10. Datum des Gesellschaftsvertrags,

11. Handels- oder Partnerschaftsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),

12. Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,

13. Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,

14. Zeitpunkt der Auflösung,

15. Zeitpunkt der Beendigung,

16. Datum der Löschung im Register,

17. verbundene Unternehmen,

18. zuständige Finanzbehörden,

19. Unterscheidungsmerkmale nach Abs. 5a (angef. m.W.v. 31.12.2014 durch Gesetz vom 22.12.2014, BGBl I 2014, 2417).

6. Neuerungen

6.1. ID-Nr. bei außergewöhnlichen Belastungen

Die ab VZ 2015 geltenden Neuregelungen zur Angabe der ID bei Unterhaltsleistungen gem. § 33a Abs. 1 Nr. 9–11 EStG dienen der Missbrauchsvermeidung.

6.2. ID und LSt-Abzugsverfahren

Unbeschränkt stpfl. ArbN ohne ID benötigen eine vom Wohnsitz-FA ausgestellte besondere Bescheinigung mit den LSt-Abzugsmerkmalen (§ 39e Abs. 8 EStG).

6.3. ID-Nr. bei Unterhaltszahlungen an geschiedene Ehegatten i.F.d. fiktiven unbeschränkten Steuerpflicht

Ein Steuerinländer (bzw. beschränkt Stpfl. mit § 49-Einkünften) muss seine Zahlungen ab 2016 durch Mitteilung der ID-Nr. gem. § 139b AO erbringen.

6.4. Bußgeldtatbestand

Der Bußgeldtatbestand des § 383a AO ist im Zuge der Neuregelung des steuerrechtlichen Datenschutzrechts zum 25.5.2018 aufgehoben worden, da Art. 83 der Datenschutz-Grundverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27.4.2016, ABl. 2016 L 119, 1) die Verhängung von Bußgeld bei Verstößen gegen die Verordnung abschließend regelt. Mit der aufgehobenen Bußgeldandrohung sollte zur Wahrung des Datenschutzes und des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung einer missbräuchlichen Verwendung des Identifikationsmerkmals entgegentreten werden, BT-Drs. 15/3677, 47; BT-Drs. 15/5974, 2, 3.

6.5. ID-Nr. bei Personen, die keine Steuerpflichtigen sind

Mit dem noch nicht in Kraft gesetzten Registerrechtsmodernisierungsgesetz wird § 139a Abs. 1 AO dergestalt ergänzt, dass auch dann eine Steuer-Identifikationsnummer vergeben wird, wenn die betroffene Person bislang noch nicht steuerlich in Erscheinung getreten ist. In § 139a Abs. 1 AO ist dann nicht mehr vom »Steuerpflichtigen«, sondern von der »betroffenen Person« die Rede.

6.6. Staatsangehörigkeit und letzter Verwaltungskontakt

§ 139b Abs. 3 ist erweitert werden, sodass das BZSt zukünftig – sobald das Registermodernisierung in Kraft ist – zwei zusätzliche Datenfelder (Staatsangehörigkeit und letzter Verwaltungskontakt) als Annex für außersteuerliche Zwecke speichern darf, BT-Drs. 19/24226, 69, 82.

7. Verwandte Lexikonartikel

→ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.