Private Telefonnutzung

Inhaltsverzeichnis

1 Ertragsteuerrechtliche Behandlung
1.1 Allgemeiner Überblick
1.2 Betrieblicher Anschluss
1.2.1 Betriebliche Nutzung
1.2.2 Private Mitbenutzung
1.2.2.1 Nutzungsentnahme
1.2.2.2 Bewertung der Nutzungsentnahme
1.3 Telefon ist Privatvermögen
1.3.1 Lebensführungskosten
1.3.2 Betriebliche Nutzung
2 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung
2.1 Geräte sind in vollem Umfang Unternehmensvermögen
2.2 Geräte sind nicht Unternehmensvermögen
3 Literaturhinweise

1. Ertragsteuerrechtliche Behandlung

1.1. Allgemeiner Überblick

Telefonkosten sind bei betrieblicher Veranlassung Betriebsausgaben, bei beruflicher Veranlassung dagegen Werbungskosten. Die einzelnen Aufwendungen können im Zusammenhang stehen mit

• dem Telefonanschluss,

• dem Auto- und Mobiltelefon oder

• dem Internet.

Als Aufwendungen kommen in Betracht

• Anschlussgebühren,

• Einrichtungs- und Installationskosten,

• Anschaffungskosten,

• Miet- oder Leasinggebühren,

• Grundgebühren und

• Gesprächsgebühren sowie

• Gebühren für Internet und sonstige Online-Verbindungen.

1.2. Betrieblicher Anschluss

1.2.1. Betriebliche Nutzung

Aufwendungen einschließlich der AfA, die durch die betriebliche Nutzung eines WG entstehen, sind Betriebsausgaben i.S.d. § 4 Abs. 4 EStG.

1.2.2. Private Mitbenutzung

1.2.2.1. Nutzungsentnahme

Aufwendungen einschließlich der AfA sind, soweit sie der privaten Nutzung des WG zuzurechnen sind, keine Betriebsausgaben (R 4.7 Abs. 1 Satz 1 EStR). Nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG handelt es sich dabei um eine Nutzungsentnahme (→ Entnahme). Die Aufwendungen einschließlich der AfA, soweit sie der privaten Nutzung des WG zuzurechnen sind, sind keine Betriebsausgaben. Es handelt sich dabei um Kosten der Lebensführung (→ Lebensführungskosten) i.S.d. § 12 Nr. 1 EStG, die bei der Ermittlung der Einkünfte nicht berücksichtigt werden dürfen.

Eine private Mitbenutzung eines PC ist für den vollständigen Betriebsausgabenabzug unschädlich, wenn diese einen Anteil von etwa 10 % nicht übersteigt. Bei einem höheren privaten Nutzungsanteil sind die Kosten eines gemischt genutzten PC aufzuteilen (H 12.1 [Personalcomputer] EStH).

1.2.2.2. Bewertung der Nutzungsentnahme

Die Entnahme von Nutzungen ist mit den tatsächlichen Selbstkosten des Stpfl. zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG; H 6.12 [Nutzungen] EStH). Die Nutzungsentnahme ist als fiktive Betriebseinnahme zu behandeln. Nach dem BFH-Urteil vom 21.6.2006 (XI R 50/05, BStBl II 2006, 715) besteht keine Steuerfreiheit für die Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten für Selbstständige. Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG bleibt auf ArbN beschränkt.

Exkurs:

Gemischte Aufwendungen sind insoweit als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar, als sie betrieblich oder beruflich veranlasst sind. Gemischte Aufwendungen können grundsätzlich in als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbare sowie in privat veranlasste und damit nicht abziehbare Teile aufgeteilt werden, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist.

Eine Aufteilung der Aufwendungen kommt nur in Betracht, wenn der Stpfl. die betriebliche oder berufliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat. Bestehen gewichtige Zweifel an einer betrieblichen oder beruflichen (Mit-)Veranlassung der Aufwendungen, so kommt für die Aufwendungen schon aus diesem Grund ein Abzug insgesamt nicht in Betracht.

Die Aufteilung gemischt veranlasster Aufwendungen hat nach einem an objektiven Kriterien orientierten Maßstab der Veranlassungsbeiträge zu erfolgen. Ist eine verlässliche Aufteilung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, erfolgt die Aufteilung im Wege der Schätzung. Fehlt es an einer geeigneten Schätzungsgrundlage oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, gelten die Aufwendungen als insgesamt privat veranlasst. Zur steuerlichen Beurteilung gemischter Aufwendungen s. BMF vom 6.7.2010 (BStBl I 2010, 614 und → Lebensführungskosten).

Die Schätzung von Telekommunikationsaufwendungen erfolgt nach den Grundsätzen des R 9.1 Abs. 5 LStR (H 12.1 [Telefonanschluss in einer Wohnung] EStH). Der Unternehmer hat dabei folgende Möglichkeiten:

1. Der Unternehmer führt für mindestens drei Monate einen Einzelnachweis und weist dabei den Anteil der betrieblich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen im Einzelnen nach. Beträgt dieser nach Einzelverbindungsnachweis ermittelte betriebliche Anteil z.B. 80 %, so kann anhand dieses Anteils der Jahresbetrag des privaten Anteils an den Gesamtkosten des Telefonanschlusses berechnet werden.

2. Ohne Einzelnachweis können aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch höchstens 20 € monatlich als Betriebsausgaben anerkannt werden.

1.3. Telefon ist Privatvermögen

1.3.1. Lebensführungskosten

Grundsätzlich dürfen die privaten Telefonaufwendungen nach § 12 Nr. 1 EStG nicht bei den einzelnen Einkunftsarten abgezogen werden.

1.3.2. Betriebliche Nutzung

Gehört ein WG zum Privatvermögen, sind die Aufwendungen einschließlich der AfA, die durch die betriebliche Nutzung des WG entstehen, Betriebsausgaben (R 4.7 Abs. 1 Satz 2 EStR). Die betriebliche Nutzung darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein (Rz. 11 des BMF-Schreibens vom 6.7.2010, BStBl I 2010, 614). Der Unternehmer muss dem FA glaubhaft machen, dass eine betriebliche Nutzung in der Privatwohnung zwangsläufig erforderlich ist (s.a. H 9.1 [Berufliche Veranlassung] LStH). Der betriebliche Anteil ist aus dem – ggf. geschätzten – Verhältnis der betrieblich und der privat geführten Gespräche zu ermitteln. Zur Aufteilung siehe R 9.1 Abs. 5 LStR (H 12.1 [Telefonanschluss in einer Wohnung] EStH).

2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

2.1. Geräte sind in vollem Umfang Unternehmensvermögen

Hat der Unternehmer die unternehmerisch genutzten Endgeräte selbst angeschafft, steht ihm hierfür unter den Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug zu. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer den gelieferten Gegenstand zu mindestens 10 % für sein Unternehmen nutzt (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die private Nutzung dieser Geräte wird nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG einer sonstigen Leistung gegen Entgelt gleichgestellt. Bemessungsgrundlage hierfür sind die Ausgaben für die jeweiligen Geräte (s.a. Abschn. 10.6 Abs. 3 UStAE). Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören die Grund- und Gesprächsgebühren sowie die Mietgebühren. Die auf diese Gebühren entfallende USt ist in einen abziehbaren und in einen nicht abziehbaren Anteil aufzuteilen (Abschn. 3.4 Abs. 4 UStAE).

Abb.: Nichtunternehmerische Nutzung von Telekommunikationsdienstleistungen

Bei einheitlichen Gegenständen (Telekommunikationsgeräten) kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Vorsteuerabzug aus den Anschaffungs- und den Unterhaltskosten in voller Höhe vornehmen und die nichtunternehmerische Nutzung nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG versteuern (Siehe Abschn. 15.2c Abs. 2 Satz 2 bis 6 UStAE). Als Bemessungsgrundlage sind dann die Absetzungen für Abnutzung, verteilt auf fünf Jahre bzw. die Mietaufwendungen sowie die weiteren Gebühren und Kosten anzusetzen.

Die nichtunternehmerische Nutzung ist anhand geeigneter Unterlagen im Wege einer sachgerechten Schätzung zu ermitteln, wenn keine exakte Ermittlung im Wege eines Einzelnachweises geführt wird. Wendet man die Regelungen hinsichtlich des nichtunternehmerischen Pkw-Anteils analog an, so ist der private Nutzungsanteil mit mindestens 50 % zu schätzen (Abschn. 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 3 Satz 3 UStAE).

Mit Urteil vom 19.7.2011 (14 K 2217/08, LEXinform 5012576) nimmt das FG München zur Schätzung von Telefonkosten Stellung. Danach kann im Einzelfall der Telefoneigenverbrauch mit 40 % der Telefonkosten geschätzt werden.

2.2. Geräte sind nicht Unternehmensvermögen

Werden nicht zum Unternehmensvermögen gehörende Telekommunikationsgeräte gelegentlich dem Unternehmen überlassen, können nur die Vorsteuern abgezogen werden, die unmittelbar durch die unternehmerische Verwendung anfallen (Abschn. 15.2c Abs. 3 UStAE).

3. Literaturhinweise

Trinks u.a., Smartphones in der Einkommensteuer, NWB 33/2015, 2433; Seifert, Gestaltungspotenzial sowie -risiken bei der Nutzungsüberlassung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten (§ 3 Nr. 45 EStG), NWB 24/2023, 1726.

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.